Unigloves senkt Bearbeitungszeit um 79 % mit turian

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Unigloves ist ein führender Hersteller und Vertriebspartner hochwertiger Hand- und Arbeitsschutzprodukte und produziert jährlich mehrere Milliarden Einweghandschuhe. Das 1989 gegründete Unternehmen betreibt mehrere Produktionsstätten, die bis zu 150 Handschuhe pro Sekunde fertigen können. Das globale Team von Unigloves ist auf fünf Kontinenten tätig und beliefert Kunden in über 50 Ländern. Als wichtiger Akteur im Bereich der persönlichen Schutzausrüstung (PSA) erlebte Unigloves während der COVID-19-Pandemie einen sprunghaften Anstieg der Nachfrage. Die stark gestiegene Zahl an Bestellungen stellte die Betriebsabläufe vor erhebliche Herausforderungen.

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Die Bewältigung dieses Bestellanstiegs war entscheidend, um Kunden aus dem Gesundheits- und Industriesektor weiterhin zuverlässig beliefern zu können. Gleichzeitig stieß das Order-Management-Team durch das hohe Auftragsvolumen zunehmend an seine Grenzen. Die Mitarbeitenden mussten jede Bestellung – mit teils bis zu 200 Positionen – manuell in das ERP-System einpflegen. Diese Fallstudie zeigt, wie Unigloves diese Herausforderung mithilfe von turian, einem Anbieter KI-gestützter Automatisierung, erfolgreich bewältigte. Ihre Erfahrungen verdeutlichen, wie KI-basierte Automatisierung zur Optimierung betrieblicher Abläufe beitragen und dabei Zeit und Kosten sparen kann.

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Die Automatisierungsstrategie von Unigloves spiegelt dabei einen übergreifenden Trend wider. Der Einsatz von KI im Unternehmenskontext hat sich in den letzten Jahren mehr als verdoppelt – von 20 % der Unternehmen im Jahr 2017 auf rund 50 % im Jahr 2022, die KI in mindestens einem Geschäftsbereich nutzen. Vorausschauende Unternehmen wie Unigloves schöpfen dieses Potenzial bereits gezielt aus, um Prozesse zu verschlanken. In den folgenden Abschnitten gehen wir auf die spezifischen Herausforderungen bei der Bestellabwicklung ein, erklären, warum sich Unigloves für turians KI-Lösung entschieden hat, und zeigen die messbaren geschäftlichen Auswirkungen dieser Transformation auf.

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Der Einsatz von KI im Unternehmenskontext hat sich in den letzten Jahren mehr als verdoppelt – von 20 % der Unternehmen im Jahr 2017 auf rund 50 % im Jahr 2022, die KI in mindestens einem Geschäftsbereich nutzen.

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Die Herausforderung: Manuelle Bestellverarbeitung

Quelle: Freepik

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Wie viele Unternehmen im Wachstumskontext stand auch Unigloves vor einem klassischen Engpass in den Betriebsabläufen: der manuellen Bestellverarbeitung. Kunden senden ihre Bestellungen häufig per E-Mail – entweder als PDF-Anhang oder im E-Mail-Text. Diese Bestellungen mussten dann zeilenweise manuell in das ERP-System eingegeben werden. Dieser Vorgang war zeitaufwendig und fehleranfällig. Tom Vandersteen, IT Manager bei Unigloves UK, beschreibt die Situation so: „Die manuelle Eingabe jeder einzelnen Bestellzeile in unser ERP-System war äußerst mühsam – insbesondere bei großen Bestellungen mit bis zu 200 Positionen.“ Die Bearbeitung komplexer Bestellungen konnte mehrere Minuten oder länger dauern.

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Mit dem exponentiellen Anstieg des Bestellvolumens während der Pandemie wurde dieser Prozess zunehmend untragbar. Das kleine Order-Management-Team von nur vier Mitarbeitenden konnte mit dem Auftragsanstieg schlicht nicht mehr Schritt halten. Trotz hohem Einsatz und Mehrarbeit gelang es nicht, die Rückstände aufzuholen. Dieses Problem ist in vielen Unternehmen verbreitet: Manuelle Prozesse begrenzen die Skalierbarkeit. Studien zeigen, dass Büroangestellte durchschnittlich rund 10 % ihrer Arbeitszeit mit manueller Dateneingabe in Systeme verbringen.

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Bei Unigloves bedeutete das hohe Bestellaufkommen in Kombination mit einem manuellen Workflow, dass die Bestellabwicklung zum betrieblichen Nadelöhr wurde. Bestellungen wurden nicht schnell genug erfasst, was zu Verzögerungen bei der Bestätigung gegenüber den Kunden und bei der Auftragsabwicklung führte. Die Kapazität des Teams für proaktiven Kundenservice – etwa zur Beantwortung von Anfragen, Bestandsabfragen oder Nachverfolgung – wurde deutlich eingeschränkt, da der Großteil der Zeit für Dateneingaben aufgewendet wurde.

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Die Auswirkungen auf den Kundenservice und die betriebliche Effizienz waren spürbar: Die Reaktionszeiten verlängerten sich, und der sonst sehr persönliche Service, für den Unigloves bekannt ist, ließ sich kaum noch aufrechterhalten. Tom beschreibt es treffend: Die Überlastung „beeinträchtigte die Fähigkeit [des Teams], den hohen Standard im Kundenservice zu halten, auf den sie stolz waren.“

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Das Problem lag dabei nicht am Engagement des Teams, sondern am zugrunde liegenden Prozess. Unigloves benötigte eine Möglichkeit, Bestellungen schneller und mit weniger manuellem Aufwand zu verarbeiten – um mit der Nachfrage Schritt zu halten und das Team zu entlasten. Zusätzliche Mitarbeitende einzustellen wäre zwar eine Option gewesen, hätte jedoch die Kosten stark erhöht und das zugrunde liegende Effizienzproblem nicht gelöst. Die ideale Lösung bestand darin, den Bestelleingabeprozess zu automatisieren – sodass jede Bestellung schnell und fehlerfrei im ERP-System erfasst werden konnte, ohne Arbeitszeit von Mitarbeitenden zu binden.

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Unigloves suchte daher nach einem intelligenteren Weg, das wachsende Bestellvolumen zu bewältigen – und gleichzeitig Genauigkeit sowie Servicequalität aufrechtzuerhalten oder sogar zu verbessern.

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Warum sich Unigloves für turian entschied

Angesichts dieses Engpasses evaluierte Unigloves Möglichkeiten zur Modernisierung der Bestellabwicklung und kam zu dem Schluss, dass eine KI-gestützte Automatisierungslösung am besten geeignet war, um ihre Ziele zu erreichen: die Bearbeitungszeit pro Auftrag zu verkürzen, Fehler und Verzögerungen zu vermeiden, das überlastete Team zu entlasten und sich reibungslos in bestehende Systeme und Abläufe einzufügen. Nach Prüfung verschiedener Optionen entschied sich Unigloves für eine Partnerschaft mit turian – einer KI-Plattform, die sich auf Prozessautomatisierung spezialisiert hat.

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Gezielte Automatisierung arbeitsintensiver Aufgaben

turian bot einen KI-Agenten an, der speziell für die Verarbeitung von Kundenbestellungen entwickelt wurde. Dieser konnte eingehende Bestellungen aus E-Mails und Anhängen automatisch lesen und die relevanten Daten extrahieren. Damit adressierte turian direkt die zeitaufwändigste Aufgabe bei Unigloves – die manuelle Eingabe jeder einzelnen Bestellzeile entfiel. Durch den Einsatz von KI zur Datenerfassung und -eingabe wollte Unigloves täglich viele Stunden monotoner Arbeit einsparen.

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Nahtlose ERP-Integration

Eine zentrale Anforderung war, dass sich die Automatisierungslösung in das bestehende ERP-System von Unigloves integrieren lässt, in dem die Bestellungen verwaltet werden. Die Plattform von turian ließ sich problemlos in den bestehenden Workflow einbinden und konnte die extrahierten Bestelldaten direkt ins ERP übertragen. Diese durchgängige Automatisierung – vom Auslesen der Bestellung aus der E-Mail bis zur Erstellung des Verkaufsauftrags im ERP – war ein entscheidender Punkt bei der Auswahl. So wurde sichergestellt, dass der Einsatz von KI keine zusätzlichen Schritte oder ein neues System erforderte, sondern bestehende Prozesse intelligent erweiterte.

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Direkt in Outlook integriert (benutzerfreundlich)

turian-KI-Agenten lassen sich auch in bestehende E-Mail-Systeme integrieren. Im Fall von Unigloves gingen die Bestellungen per Outlook ein. turians Lösung wurde daher als Add-In in die Outlook-Oberfläche integriert. Wie Tom erklärte: „Eines der besten Dinge an der turian-Lösung ist, dass sie direkt im Outlook-Posteingang läuft – das war unserem Team sehr vertraut.“ Die Mitarbeitenden konnten die KI direkt aus dem E-Mail-Client heraus starten und steuern – ohne eine neue Anwendung erlernen oder zwischen Systemen wechseln zu müssen. Diese benutzerfreundliche Umsetzung mit geringem Schulungsaufwand erleichterte die Einführung erheblich. turian ergänzte den bestehenden E-Mail-Workflow mit KI – statt einen komplett neuen Prozess einzuführen.

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Genauigkeit und Zuverlässigkeit

Für Unigloves war Genauigkeit unverzichtbar – eine fehlerhafte Bestellung, etwa an ein Krankenhaus, war keine Option. Die KI von turian überzeugte durch hohe Präzision beim Auslesen von Bestelldokumenten. Gut trainierte automatisierte Systeme können Genauigkeitsraten von über 99 % erreichen, was Unigloves die nötige Sicherheit gab, dass die KI die manuelle Eingabe mindestens gleichwertig oder sogar besser übernehmen kann. Da die KI konstant und ermüdungsfrei arbeitet, verarbeitet sie Aufträge auch während Lastspitzen oder außerhalb der Arbeitszeiten zuverlässig – und reduziert damit Rückstände. Diese Zuverlässigkeit war besonders in Zeiten stark schwankender Bestellmengen von entscheidender Bedeutung.

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Partnerschaft und Support

Neben der Technologie war für Unigloves auch das Team hinter dem Produkt entscheidend. Während der Evaluierung zeigte das turian-Team ein starkes Engagement für den Kundenerfolg. Die Einführung von KI in einem zentralen Geschäftsprozess kann herausfordernd sein – daher war fachkundiger und reaktionsschneller Support besonders wichtig. Tom Vandersteen lobte das turian-Team im Nachgang: „Das technische Team von turian war fantastisch … Dieses Maß an Aufmerksamkeit habe ich bei keinem anderen Softwareunternehmen erlebt.“ Dieses Vertrauen in turians partnerschaftlichen Ansatz gab Unigloves die Sicherheit, dass die Einführung erfolgreich und kontinuierlich weiterentwickelt würde – basierend auf ihrem Feedback.

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Ein smarter Schritt in Richtung skalierbarer Prozesse

Mit der Entscheidung für turian reiht sich Unigloves in eine wachsende Zahl von Unternehmen ein, die auf KI-gestützte Prozessautomatisierung setzen, um operative Herausforderungen zu lösen. Immer mehr Unternehmen erkennen, dass KI besonders bei hochvolumigen, regelbasierten Aufgaben – wie der Datenerfassung und -übertragung – wesentlich effizienter ist als manuelle Prozesse. Für Unigloves war turian eine Chance, einen modernen, skalierbaren Prozess einzuführen, ohne die gesamte IT-Landschaft umzustellen. Die Entscheidung war klar: KI soll dabei helfen, intelligenter – nicht härter – zu arbeiten. Statt mehr Personal einzustellen oder das Team noch weiter zu belasten, investierte Unigloves in einen KI-Agenten, der die repetitive Arbeit übernimmt – damit sich die Mitarbeitenden auf wertschöpfendere Aufgaben konzentrieren können.

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Messbare Ergebnisse & Geschäftlicher Mehrwert

Durch die Auslagerung der manuellen Auftragserfassung an eine KI konnte Unigloves Verbesserungen erzielen, die sich direkt in Zeit- und Kosteneinsparungen sowie einer höheren Servicekapazität widerspiegeln. Die wichtigsten messbaren Ergebnisse und geschäftlichen Auswirkungen dieser Transformation im Überblick:

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1. 79 % kürzere Bearbeitungszeit pro Bestellung

Mit turian konnte die Bearbeitungszeit pro Bestellung um über drei Viertel reduziert werden. Bei komplexen, umfangreichen Bestellungen sank die durchschnittliche Bearbeitungszeit von rund 10 Minuten auf etwa 2 Minuten – eine Zeitersparnis von 79 %. Umgerechnet auf Stunden spart das Team von Unigloves rund 84 Arbeitsstunden pro Monat. Das entspricht zwei vollen Arbeitswochen pro Monat – und über 1.000 Stunden pro Jahr. Bestellungen, die zuvor erheblichen manuellen Aufwand erforderten, werden nun in einem Bruchteil der Zeit abgeschlossen. Kunden erhalten ihre Auftragsbestätigungen schneller, und das Lager kann früher mit der Kommissionierung beginnen. In einem schnelllebigen Markt wie dem für persönliche Schutzausrüstung (PSA) ist diese Agilität ein klarer Wettbewerbsvorteil.

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Die Bearbeitungszeit sank von ca. 10 auf etwa 2 Minuten – 79 % Zeitersparnis.

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2. 3-fache Verarbeitungskapazität (mit demselben Team)

Dank der schnelleren und größtenteils automatisierten Auftragsbearbeitung konnte Unigloves seine Kapazität zur Auftragsverarbeitung verdreifachen – ohne zusätzliche Mitarbeiter einzustellen. Das vierköpfige Team kann nun etwa drei Mal so viele Bestellungen bearbeiten wie zuvor, wobei die KI als Multiplikator wirkt. Praktisch bedeutet das: Wenn das Team zuvor 100 Bestellungen pro Tag manuell bewältigen konnte, sind es mit turian nun über 300 – ganz ohne zusätzliche Gehaltskosten. Diese skalierbare Kapazität ermöglicht es Unigloves, weiter zu wachsen und neue Kunden zu bedienen, ohne durch Backoffice-Prozesse ausgebremst zu werden. Auch für Hochphasen (wie während der COVID-Wellen) bietet dies Sicherheit: Die KI kann Spitzenvolumen auffangen, sodass keine Umsätze durch operative Engpässe verloren gehen.

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3. 85 % vollständig automatisierte Auftragsverarbeitung

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Etwa 85 % der eingehenden Bestellungen werden mittlerweile vollständig automatisch durch turians KI verarbeitet – ohne menschliches Zutun. Für die große Mehrheit der Aufträge bedeutet das: Vom Eintreffen der E-Mail bis zur Erstellung im ERP-System ist der Prozess für die Mitarbeitenden von Unigloves vollständig „touchless“. Nur etwa 15 % der Bestellungen – z. B. solche mit ungewöhnlichem Format oder Sonderfreigaben – erfordern noch manuelle Prüfung. Diese hohe Automatisierungsquote zeigt die Zuverlässigkeit der KI-Lösung. Viele Unternehmen streben mit RPA/AI-Lösungen eine Automatisierung von 70–80 % an – Unigloves liegt deutlich darüber, was die Leistungsfähigkeit der turian-Technologie unterstreicht.

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4. Höhere Datenqualität und Konsistenz

Auch wenn schwerer zu quantifizieren, hat sich die Genauigkeit der Auftragserfassung bei Unigloves spürbar verbessert. Bei rund 85 % automatisierten Aufträgen mit über 99 % Genauigkeit ist die Fehlerquote bei der Auftragseingabe deutlich gesunken. Das bedeutet weniger Korrekturen, weniger Kundenreklamationen und einen reibungsloseren Order-to-Cash-Prozess. Ein Indikator dafür ist die konstant hohe Kundenzufriedenheit – auch in Spitzenzeiten konnte Unigloves seine Servicequalität halten. Wie Tom berichtet: Selbst als ein Teammitglied während einer besonders geschäftigen Phase krankheitsbedingt ausfiel, „konnte das restliche Team dank turian alles bewältigen – früher hätten wir dafür zusätzliche Ressourcen benötigt. Das war ein Wendepunkt für uns.“ Trotz einer potenziell kritischen Situation wurden Bestellungen pünktlich und korrekt verarbeitet – zur Zufriedenheit der Kunden und ohne Unterbrechung des Betriebs.

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Insgesamt hatten diese Ergebnisse einen signifikanten geschäftlichen Einfluss. Unigloves konnte seine operative Effizienz deutlich steigern – mehr leisten mit denselben Ressourcen – was sich direkt positiv auf die Kostenstruktur auswirkt. Schnellere Verarbeitung und weniger Fehler bedeuten auch besseren Kundenservice, was Umsatz sichert und das Unternehmensimage stärkt. Die Fähigkeit, effizient zu skalieren, gibt Unigloves die Sicherheit, das Geschäft weiter auszubauen, ohne das Operationsteam zu überfordern. Ein konkretes Beispiel dafür, wie KI echten ROI liefert: Durch die drastische Reduzierung manueller Arbeit und den Verzicht auf Neueinstellungen hat sich die Investition in turians KI-Agent bereits nach wenigen Monaten amortisiert.

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Fazit

Die Zusammenarbeit von Unigloves mit turian zeigt eine zentrale Erkenntnis für moderne Unternehmen: Künstliche Intelligenz ist ein entscheidender Hebel für operative Effizienz. Angesichts rasant steigender Bestellmengen und begrenzter personeller Ressourcen setzte Unigloves auf eine KI-gestützte Automatisierungslösung – mit bemerkenswerten Ergebnissen: 79 % kürzere Bearbeitungszeiten, eine Verdreifachung der Kapazität ohne zusätzliches Personal, eine Automatisierungsquote von 85 % und Dutzende eingesparte Arbeitsstunden pro Monat. Diese Ergebnisse waren nicht nur quantitative Meilensteine, sondern führten auch zu qualitativen Verbesserungen bei Kundenservice, Mitarbeiterzufriedenheit und unternehmerischer Agilität. Aus dem Beispiel von Unigloves lassen sich mehrere zentrale Erkenntnisse für Führungskräfte und Entscheider ableiten:

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1. Prozesse mit hohem Automatisierungspotenzial identifizieren

Fokussieren Sie sich auf Prozesse, die ein hohes Volumen, repetitive Abläufe und große Relevanz für das Tagesgeschäft haben – wie etwa die Auftragsabwicklung, Rechnungsstellung oder Bearbeitung von Kundenanfragen. Hier kann KI große Effizienzgewinne bringen, wie die Optimierung des Order Managements bei Unigloves zeigt. Durch die gezielte Automatisierung eines Prozesses, der mehr als 40 % der Teamzeit beanspruchte, konnten überproportionale Vorteile erzielt werden.

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2. KI nutzen, um mit bestehenden Ressourcen mehr zu erreichen

Unigloves hat gezeigt, dass KI die Kapazität eines Teams effektiv multiplizieren kann. Statt mehr Personal einzustellen, um mit der Arbeitslast mitzuhalten, setzte man auf KI – mit höherem Durchsatz. Eine Blaupause für mehr Produktivität: Laut einer Umfrage unter IT-Führungskräften gaben 73 % an, dass Automatisierung den Aufwand für manuelle Aufgaben halbiert habe, über die Hälfte verzeichnete deutliche Kostensenkungen. In Zeiten knapper Budgets und Fachkräfte ist KI ein Ausweg aus dem Spannungsfeld zwischen Arbeitslast und Personalbedarf.

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3. Die passende Lösung und den richtigen Partner wählen

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor war die Wahl einer Lösung, die sich nahtlos in die bestehende Systemlandschaft einfügt – und eines Anbieters, der als echter Partner agiert. Für jede KI-Initiative gilt: Die Technologie sollte kompatibel mit vorhandenen Systemen sein und sich für das Team intuitiv bedienen lassen. Genauso wichtig sind Support, Schulungen und individuelle Anpassungen – sogenannte „weiche Faktoren“, die über Erfolg oder Misserfolg entscheiden können. Das Lob von Tom Vandersteen für turians Kundenbetreuung unterstreicht, wie wertvoll eine partnerschaftliche Zusammenarbeit ist. Sie ermöglichte schnelle Erfolge und stärkte das Vertrauen in das System.

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4. Veränderung aktiv managen und Innovation fördern

Unigloves begleitete die Einführung der KI aktiv und bezog das Team frühzeitig ein. Bedenken wurden adressiert – implizit wurde gezeigt: Die KI unterstützt, sie ersetzt niemanden. Gleichzeitig wurden messbare Verbesserungen kommuniziert. Führungskräfte sollten ein innovationsfreundliches Klima schaffen. Wenn Mitarbeitende erkennen, dass sie durch KI Routinearbeiten abgeben und sich spannenderen Aufgaben widmen können, werden sie zu Unterstützern des Wandels. Ein klar kommuniziertes Zielbild und das Commitment der Führung schaffen die Basis für eine erfolgreiche Einführung.

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5. Skalierbarkeit und langfristige Perspektive im Blick behalten

Das Beispiel Unigloves zeigt: KI-Projekte sollten von Anfang an skalierbar angelegt sein. Das Unternehmen begann mit einem Prozess – und weitet den Einsatz nun auf weitere Bereiche aus. Ziel sollte ein KI-gestütztes Unternehmen sein, in dem sich Effizienzgewinne über verschiedene Abteilungen hinweg potenzieren. Dies entspricht auch dem makroökonomischen Trend: Studien zufolge könnte KI bis 2030 einen globalen Mehrwert von 15,7 Billionen US-Dollar schaffen – vor allem durch Produktivitäts- und Automatisierungsgewinne. Unternehmen, die frühzeitig KI integrieren, sichern sich überdurchschnittliche Wettbewerbsvorteile. PwC-Forscher halten fest: Wer jetzt handelt, wird vom „KI-Mehrwert“ am meisten profitieren – Unigloves positioniert sich bereits als Vorreiter.

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Zusammengefasst zeigt der Fall Unigloves eindrucksvoll, wie KI operative Exzellenz und strategische Vorteile schaffen kann. Durch die Automatisierung eines geschäftskritischen Prozesses wurden nicht nur unmittelbare Effizienzprobleme gelöst, sondern auch neue Potenziale freigesetzt – für zufriedenere Kunden, entlastete Mitarbeitende und eine Roadmap für künftige Innovation. Für Unternehmen, die ähnliche Skalierungsherausforderungen haben, ist Unigloves ein überzeugendes Praxisbeispiel: Die Frage ist längst nicht mehr, ob KI helfen kann – sondern wo und wie sie am wirkungsvollsten eingesetzt werden kann. Mit klarer Zielsetzung, dem richtigen Partner und Fokus auf messbare Ergebnisse lässt sich KI nutzen, um Prozesse zu verschlanken, Kundenerlebnisse zu verbessern und nachhaltiges Wachstum zu ermöglichen. Im digitalen Zeitalter ist die Kombination aus menschlicher Expertise und intelligenter Automatisierung ein Gewinn – und Unigloves zeigt eindrucksvoll, wie erfolgreich dieser Ansatz sein kann.

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