Eine Angebotsanforderung (Request for Quotation, RFQ) ist ein Dokument oder eine Nachricht, die ein Einkäufer an einen oder mehrere Lieferanten sendet, um einen Preis für bestimmte Waren oder Dienstleistungen anzufragen. Darin wird angegeben, was der Käufer in welcher Menge benötigt, und der Lieferant wird aufgefordert, mit Preisen und Konditionen zu antworten.
Eine Angebotsanforderung ist die formelle Preisanfrage des Einkäufers. Sie listet die benötigten Produkte oder Dienstleistungen mit Mengen und Spezifikationen auf und erwartet, dass jeder Lieferant ein Angebot abgibt. RFQs sind zentral für den B2B-Einkauf, bei dem Einkäufer häufig Angebote von mehreren Lieferanten vergleichen, bevor sie bestellen. Sie kommen in vielen Formen an: als strukturierte Vorlagen, als E-Mails im Freitext, als Tabellenkalkulationen und im Bauwesen als Leistungsverzeichnisse.
Für den Lieferanten, der sie erhält, startet eine RFQ den Angebots-Workflow. Jemand muss die Anfrage lesen, die Produkte identifizieren, Preise und Verfügbarkeiten nachschlagen und ein Angebot erstellen – oft unter Zeitdruck und in Konkurrenz zu anderen Lieferanten, die auf dieselbe Anfrage antworten. Die Geschwindigkeit und Genauigkeit dieser Antwort bestimmt, wie oft der Lieferant den daraus resultierenden Auftrag gewinnt.
Ein Kunde schreibt einem Lieferanten eine E-Mail: „Bitte bieten Sie 500 Stück des Edelstahl-Flanschverbinders DN50 an, Lieferung nach Berlin bis Ende des Monats.“ Diese Freitext-RFQ hat keine Artikelnummer, sodass der Lieferant die Spezifikation interpretieren und einem Katalogartikel zuordnen muss, bevor er den Preis festlegen kann.
Ein Bauunternehmer sendet einem Lieferanten ein Leistungsverzeichnis im GAEB-Format als RFQ, das Hunderte von Positionen enthält, die bepreist werden müssen. In beiden Fällen kann die Angebotsautomatisierung die Anfrage lesen, die Produkte zuordnen, die Preise anwenden und einen Angebotsentwurf zur Überprüfung generieren.
Der Unterschied liegt in der Verbindlichkeit: Eine Angebotsanforderung bittet einen Lieferanten um einen Preis und schafft keine Kaufverpflichtung. Eine Bestellung ist die Verpflichtung, zu vereinbarten Bedingungen zu kaufen. Ein RFQ steht an erster Stelle und fordert ein Angebot an; eine Bestellung folgt, sobald der Käufer beschließt fortzufahren. Die Beantwortung einer RFQ führt zu einem Angebot, nicht zu einem Auftrag.
Lieferanten reagieren am wettbewerbsfähigsten auf RFQs, wenn sie diese schnell und präzise verarbeiten können, unabhängig vom Format – einschließlich Freitext-E-Mails und Anfragen ohne Artikelnummern. Die Automatisierung des RFQ-Eingangs, bei der Anfragen gelesen, zugeordnet und als Entwurf für Angebote zur Überprüfung vorbereitet werden, ermöglicht es einem Lieferanten, auf mehr Anfragen schneller zu reagieren. Dies ist entscheidend, da das erste fehlerfreie Angebot oft den Zuschlag erhält.
Die Angebotsanforderung ist der Ausgangspunkt der meisten B2B-Verkäufe, und die Reaktionsgeschwindigkeit des Lieferanten ist ein entscheidender Wettbewerbsfaktor. Die Automatisierung der RFQ-Verarbeitung macht aus einer manuellen, unter Zeitdruck stehenden Aufgabe einen schnellen, konsistenten Prozess.
