Automatisierte Verarbeitung von Auftragsbestätigungen
80% Zeit sparen bei der Verarbeitung von Auftragsbestätigungen.
Automatisierte Postfach-Verwaltung
Der Großteil der täglichen Lieferantenkommunikation läuft über E-Mail - hier setzen unsere AI-Agents an. Eingehene E-Mails werden automatisch analysiert, klassifiziert, zugeordnet und nach Ihren Regeln sortiert.
E-Mails mit ABs und anderen relevanten Dokumenten werden entsprechend ihres Prozessstatuses markiert und laufend aktualisiert.
KI-gestützte Prozessautomatisierung
E-Mails mit ABs, Lieferscheinen, Rechnungen, etc. gehen dann an den nächsten AI-Agent zur Auswertung und Verarbeitung im ERP-System. Neben der eigentlichen Vorgangsverarbeitung können auch Stammdaten gleich mitgepflegt werden.
Durch Einsatz der neuesten KI-Modelle ist kein Antrainieren nötig und selbst komplexe Sachverhalte werden zuverlässig verarbeitet.
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Vollautomatisierung oder Human-in-the-Loop
Eingehende ABs werden automatisch verarbeitet, nur kritische Abweichungen werden Ihrem Team zur Prüfung vorgelegt. Über Verarbeitungstoleranzen entscheiden Sie, welche Abweichung kontrolliert oder direkt im ERP übernommen werden können.
Die Kontrolle findet je nach Präferenz direkt in Outlook über das turian Add-in statt, in unserer Web-App oder in Ihrem ERP statt.
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Intelligente Verarbeitung auch bei komplexen Vorfällen
Selbst komplexe Sachverhalte werden vom KI-Agenten korrekt erkannt und interpretiert, z.B. Teillieferungen, Umrechnung von Preis-Mengen-Einheiten, Zuschläge und Rabatte, u. v. m.
Wie mit diesen umzugehen ist, kann in turian individuell konfiguriert und an das ERP übermittelt werden.
Unsere KI-Agents lösen selbst komplexe AB-Problemstellungen:
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Stammdatenpflege
Geben Lieferanten Änderungen auf ABs durch, erfodert dies häufig nicht nur eine Anpassung der Bestellung, sondern auch der Material- oder Lieferantenstammdaten. Aus Zeitgründen fällt dies oft unter den Tisch - nicht mit turian.
Stammdatenaktualisierungen, wie z.B. Preisanpasungen, Standard-Zahlungsbedingungen, usw. können optional im ERP nachgezogen werden, wenn die AB verarbeitet wird. Dies führt langfristig zu einer höheren Datenqualität und zu weniger AB-Abweichungen.
Nahtlose Integration in bestehende Systemlandschaft
Die flexible Schnittstellenarchitektur der turian Plattform ermöglicht die nahtlose Anbindung einer Vielzahl von ERP-, DMS und PIM-Systemen. Für führende ERP-Systeme wie SAP oder Microsoft Dynamics/Navision bestehen umfangreiche Standardschnittstellen.
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Anpassbare Einbindung von Business-Logiken und Freigabeanforderungen
Setzen Sie individuelle Business-Regeln und Freigabeanforderungen flexibel um. Z. B. “Preisabweichungen über 2% müssen vom Anforderer freigegeben werden”.
Unsere flexible Plattform ermöglicht es Ihre individuellen Anforderungen zügig umzusetzen.
In wenigen Tagen implementiert, kein langwieriges Training
Im Gegensatz zu veralteten, OCR-basierten Lösungen setzt turian ausschließlich auf die neuesten, generativen KI-Modelle. Selbst komplexe Dokumente werden ohne Modell-Training zuverlässig verarbeitet.
Die effektive Implementierungszeit beträgt wenige Tage und die Lösung deckt von Beginn Ihr gesamtes Lieferantenportfolio ab.
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Lernen Sie uns kennen!
Frequently Asked Questions
Die automatisierte Verarbeitung von Auftragsbestätigungen ist der Einsatz von Software, um eingehende Lieferanten-Auftragsbestätigungen zu empfangen, die bestätigten Mengen, Preise und Liefertermine zu extrahieren, sie mit der entsprechenden Bestellung (Purchase Order) im ERP abzugleichen, Abweichungen zu erkennen und den ERP-Datensatz ohne manuelle Eingriffe zu aktualisieren. Der Bestätigungs-Agent (Order Acknowledgement Agent) von turian übernimmt diesen Workflow für mittelständische B2B-Einkäufer. Er verarbeitet Lieferantenbestätigungen in jedem Format und markiert nur die Positionen, bei denen der Lieferant andere Konditionen als in der Bestellung bestätigt hat.
turian liest jede eingehende Lieferantenbestätigung, extrahiert die Bestellreferenz, die Positionen, Mengen, Preise und zugesagten Liefertermine und ruft im ERP die entsprechende Bestellung ab. Jede bestätigte Position wird Zeile für Zeile mit der Bestellung verglichen. Abweichungen, die festgelegte Schwellenwerte überschreiten – bei Preis, Menge oder Lieferdatum –, werden als strukturierte Ausnahmen (Exceptions) markiert und an den zuständigen Einkäufer weitergeleitet, wobei die spezifische Abweichung hervorgehoben wird. Positionen, die innerhalb der Toleranz übereinstimmen, werden akzeptiert und das ERP wird automatisch aktualisiert.
Wenn ein Lieferant abweichende Bedingungen bestätigt, zeigt turian die spezifische Diskrepanz als strukturierte Ausnahme an: Die Bestellbedingungen und die bestätigten Bedingungen werden übersichtlich nebeneinander dargestellt und die Abweichung klar hervorgehoben. Der Einkäufer prüft somit nur die Ausnahmen, anstatt jede Zeile jeder Bestätigung kontrollieren zu müssen. Das bedeutet, dass ein Einkäufer, der ein großes Bestellvolumen verwaltet, nur die Bestätigungen sieht, bei denen eine Entscheidung erforderlich ist, und nicht diejenigen, die ohnehin korrekt übereinstimmen.
turian verarbeitet Lieferanten-Auftragsbestätigungen, die als PDF-E-Mail-Anhänge, strukturierte EDI-Nachrichten, Excel-Dateien oder als E-Mail-Text ohne Anhänge eingehen. Die Bestätigungsformate variieren je nach Lieferantenbasis erheblich: Größere Lieferanten verwenden oft konsistente PDF-Layouts, während kleinere Lieferanten möglicherweise Freitextbestätigungen per E-Mail senden. turian verarbeitet all diese Formate, ohne dass für jeden Lieferanten ein konfiguriertes Template erforderlich ist.
In Umgebungen, in denen ein Einkaufsteam Hunderte von aktiven Bestellungen verwaltet, kann das manuelle Öffnen und Abgleichen jeder Lieferantenbestätigung mit der entsprechenden Bestellung mehrere Stunden der täglichen Arbeitszeit eines Einkäufers in Anspruch nehmen. turian automatisiert den Abgleichsschritt für die Mehrheit der Bestätigungen, die mit den Bestellbedingungen übereinstimmen, sodass sich die Einkäufer ausschließlich auf die Bestätigungen konzentrieren können, bei denen der Lieferant abweichende Bedingungen vorschlägt. Die Zeitersparnis skaliert mit dem Bestellvolumen: Je mehr Bestätigungen das Team erhält, desto größer ist der Anteil, der ohne manuelle Eingriffe abgewickelt wird.
