Ihr KI-Agent für automatische Auftragserfassung

Die Automatisierung von Kundenaufträgen ist der Einsatz von Software, um eingehende Bestellungen von Kunden ohne manuelle Dateneingabe zu empfangen, zu verarbeiten und zu erfassen. Die KI-Agenten von turian lesen jeden eingehenden Auftrag (egal, ob er als Freitext-E-Mail, PDF oder Excel-Datei eintrifft), identifizieren den Kunden, ordnen jede Auftragsposition der richtigen internen Artikelnummer (SKU) zu, validieren die Preise und erstellen den Auftragsdatensatz im ERP. Menschliche Teammitglieder überprüfen und bestätigen das Ergebnis, bevor es finalisiert wird.

turian liest eingehende Aufträge in jedem Format mithilfe eines LLM-basierten Dokumentenverständnisses. Es identifiziert den Kunden anhand der E-Mail-Adresse des Absenders oder des Dokumenteninhalts, ordnet jedes bestellte Produkt mithilfe eines beschreibungsbasierten Abgleichs und Querverweissuchen der richtigen internen SKU zu, gleicht die Preise mit der geltenden Kundenvereinbarung im ERP ab und erstellt automatisch den Auftragsdatensatz. Die KI-Agenten von turian können häufige Ausnahmen automatisch verarbeiten, wie etwa die Produktzuordnung bei fehlenden Artikelnummern oder bei Preisabweichungen. Der Workflow kann so angepasst werden, dass Ihre Teammitglieder nur das überprüfen, was wirklich ihre Aufmerksamkeit erfordert.

Die Automatisierung reduziert die Zeit für Auftragsbestätigungen bei Routineaufträgen von Stunden auf Minuten, was bei den Kunden eine Erwartungshaltung für schnelleren und zuverlässigeren Service weckt. Kunden erhalten Bestätigungen früher, müssen seltener nachhaken, um den Bestellstatus zu überprüfen, und erleben weniger Fehler bei ihren Lieferungen, da der automatische Produktabgleich konsistenter ist als die manuelle Dateneingabe. Für Distributoren, die über Servicezuverlässigkeit konkurrieren, ist eine schnellere und genauere Bestätigung eine direkte Verbesserung des Kundenerlebnisses.

Die primären operativen Vorteile sind ein höherer Auftragsdurchsatz ohne zusätzliches Personal, geringere Fehlerquoten durch den Wegfall manueller Dateneingaben, schnellere Auftragsbestätigungen an Kunden und mehr Kapazitäten im Vertriebsinnendienst für Kundenbeziehungspflege und Ausnahmebehandlungen. Kunden von turian berichten, dass die meisten Routineaufträge automatisch verarbeitet werden, sodass sich das Innendienst-Team auf die Aufträge konzentrieren kann, die wirklich dessen Fachwissen erfordern.

turian verbindet sich mit SAP, Dynamics und anderen ERP-Systemen. Es liest Kundenstammdaten, Produktstammdaten und Preiskonditionen aus dem ERP, um jeden eingehenden Auftrag gegen Live-Daten zu validieren. Wenn ein Auftrag bestätigt wird, schreibt turian den Auftragsdatensatz direkt in das ERP (einschließlich Kopfdaten, Positionen, Preisen und Lieferdetails), ohne dass ein manueller Importschritt nötig ist. Unterstützte Systeme sind unter anderem SAP Business One, SAP S/4HANA, SAP ECC, Microsoft Dynamics 365, Infor, ProAlpha und weitere.

OCR- und RPA-Tools erfordern strukturierte, vorhersehbare Eingaben und ein konfiguriertes Template für das Dokumentenformat jedes Kunden. Sie scheitern, wenn sich ein Format ändert oder wenn ein Kunde seine eigenen Artikelnummern anstelle der Codes des Lieferanten verwendet. Der LLM-basierte Ansatz von turian liest jedes Dokumentenformat ohne Templates, interpretiert Produktbeschreibungen semantisch (statt nur reine Zeichenketten abzugleichen) und verarbeitet kundenspezifische Artikelnummern über Querverweissuchen und beschreibungsbasierte Fallbacks. Das bedeutet, dass die erste Bestellung eines neuen Kunden, eine formlose E-Mail ohne Anhang oder ein Dokument auf Deutsch oder Französisch ohne manuelle Vorbearbeitung verarbeitet werden kann.