Eine Auftragsbestätigung ist ein Dokument oder eine Nachricht, die ein Lieferant an einen Käufer sendet, um zu bestätigen, dass eine Bestellung eingegangen ist und angenommen wurde. Sie gibt die Mengen, Preise und Liefertermine an, die der Lieferant einhalten wird.
Eine Auftragsbestätigung ist die formelle Antwort des Lieferanten auf eine Bestellung. Sie teilt dem Käufer mit, dass der Auftrag angenommen wurde und legt die Lieferbedingungen fest: welche Artikel, zu welchem Preis, in welcher Menge und bis wann. Die Bestätigung schafft eine gemeinsame, verbindliche Aufzeichnung der Vereinbarung und wird zum Referenzpunkt, anhand dessen der Käufer überprüft, ob die Lieferung dem entspricht, was versprochen wurde.
Auftragsbestätigungen sind wichtig, da hier Unstimmigkeiten zum ersten Mal sichtbar werden. Ein Lieferant kann ein anderes Lieferdatum als angefragt, einen geänderten Preis oder eine Teilmenge bestätigen. Diese Differenzen zu erkennen, wenn die Bestätigung eintrifft – und nicht erst, wenn die Ware geliefert wird – ermöglicht es dem Käufer, rechtzeitig zu handeln. Aus diesem Grund gleichen Käufer Bestätigungen mit ihren Bestellungen ab, und genau deshalb lohnt es sich, diese Prüfung bei hohem Volumen zu automatisieren.
Ein Käufer sendet eine Bestellung über 100 Einheiten zu einem vereinbarten Preis mit einer Lieferzeit von vier Wochen. Der Lieferant sendet eine Auftragsbestätigung zurück, in der er den Auftrag annimmt, aber eine Lieferzeit von sechs Wochen angibt. Da die Bestätigung das geänderte Datum ausdrücklich nennt, kann der Käufer intervenieren, bevor es zu einer bösen Überraschung bei der Lieferung kommt.
Ein Lieferant sendet eine Teilauftragsbestätigung: 80 Einheiten werden sofort bestätigt, 20 befinden sich im Lieferrückstand (Back-Order). Die Bestätigung dokumentiert beides und gibt dem Käufer einen klaren Datensatz, den er verwalten kann.
Der Unterschied liegt in Richtung und Rolle: Eine Bestellung ist die Kaufanweisung des Käufers, die vom Käufer an den Lieferanten gesendet wird. Die Auftragsbestätigung ist die Annahme dieses Auftrags durch den Lieferanten, gesendet vom Lieferanten an den Käufer. Die Bestellung schlägt die Bedingungen vor; die Auftragsbestätigung bestätigt oder ändert sie. Zusammen bilden sie den vereinbarten Datensatz der Transaktion.
Der Wert einer Auftragsbestätigung wird nur dann realisiert, wenn sie gegen die Bestellung geprüft wird. Die entscheidende Praxis ist also der systematische, zeilenweise Abgleich der bestätigten Bedingungen mit den bestellten Bedingungen. Durch die Automatisierung dieses Abgleichs kann ein Käufer jede Bestätigung verifizieren und nur bei Abweichungen aktiv werden, anstatt jede einzelne manuell zu prüfen oder Abweichungen erst bei der Lieferung festzustellen.
Die Auftragsbestätigung ist der Moment, in dem die Zusage eines Lieferanten explizit und überprüfbar wird. Der (idealerweise automatische) Abgleich mit der Bestellung macht sie von einem bloß abgelegten Dokument zu einem Frühwarnsystem für Liefer- und Preisprobleme.
