Die Automatisierung von Auftragsbestätigungen ist der Einsatz von Software, um eingehende Auftragsbestätigungen von Lieferanten zu empfangen, sie mit den entsprechenden Bestellungen abzugleichen, Unstimmigkeiten zu identifizieren und das ERP-System ohne manuelle Prüfung zu aktualisieren. Sie wird auf der Einkaufsseite eingesetzt, um zu verifizieren, dass Lieferanten die bestellten Konditionen bestätigt haben.
Wenn ein Unternehmen eine Bestellung an einen Lieferanten sendet, antwortet dieser mit einer Auftragsbestätigung, in der die Mengen, Preise und Liefertermine angegeben sind, die er einhalten wird. Die Automatisierung von Auftragsbestätigungen liest diese Dokumente, vergleicht jede Zeile mit der Bestellung und markiert alle Abweichungen. In einem manuellen Prozess öffnet ein Einkäufer jede Bestätigung und prüft sie zeilenweise gegen die Bestellung (PO), was bei einem großen Bestellvolumen erheblich Zeit kostet.
Der Wert dieser Automatisierung besteht darin, dass sie den Arbeitsaufwand umkehrt. Anstatt dass ein Einkäufer jede Bestätigung prüft, um die wenigen mit Problemen zu finden, prüft das System alle Bestätigungen automatisch und zeigt nur die an, bei denen der Lieferant andere Konditionen als bestellt bestätigt hat. Bestätigungen, die innerhalb der Toleranzgrenzen übereinstimmen, aktualisieren das ERP-System ganz ohne menschliches Zutun.
Ein Hersteller versendet wöchentlich Hunderte von Bestellungen und erhält Bestätigungen als PDF-E-Mail-Anhänge in den unterschiedlichsten Layouts. Die Automatisierung liest jede einzelne, ordnet sie anhand der Bestellnummer der offenen PO zu und prüft bestätigte Menge, Preis und Lieferdatum gegen die Bestellung. Eine Bestätigung, die mit der PO übereinstimmt, aktualisiert den Datensatz automatisch; eine, die eine Lieferung in sechs statt der bestellten vier Wochen ausweist, wird für den Einkäufer markiert, wobei beide Daten angezeigt werden.
Ein Großhändler erhält Teilbestätigungen, bei denen ein Lieferant einige Positionen bestätigt und andere in Lieferrückstand (Back-Order) nimmt. Die Automatisierung verarbeitet die Teilbestätigung, aktualisiert die bestätigten Zeilen und markiert die noch ausstehenden.
Der Unterschied liegt darin, welche Seite der Transaktion sie bedienen: Die Automatisierung der Auftragserfassung verarbeitet eingehende Kundenbestellungen auf der Vertriebsseite, während die Automatisierung von Auftragsbestätigungen eingehende Lieferantenbestätigungen auf der Einkaufsseite verarbeitet. Die eine bringt Kundenaufträge als Sales Orders ins ERP; die andere verifiziert, dass die Bestätigungen der Lieferanten mit den bereits getätigten Bestellungen (Purchase Orders) übereinstimmen.
Eine starke Automatisierung von Auftragsbestätigungen ermöglicht es dem Käufer, Toleranzschwellen zu konfigurieren, sodass triviale Differenzen automatisch passieren und nur wesentliche Abweichungen markiert werden. Sie verarbeitet Teilbestätigungen, abweichende Maßeinheiten sowie Zuschläge und schreibt akzeptierte Änderungen direkt in das ERP-System zurück, anstatt eine manuelle Neueingabe zu erfordern.
Die Automatisierung von Auftragsbestätigungen beseitigt die zeilenweise Prüfung, die Zeit im Einkauf verschlingt, und lässt Einkäufer sich auf die Ausnahmen konzentrieren, die tatsächlich eine Entscheidung erfordern. In Betrieben, die Hunderte von offenen Bestellungen verwalten, macht sie aus einer täglichen Prüfroutine eine einfache Ausnahme-Warteschlange.
