Eine Bestellung (Purchase Order, PO) ist ein kaufmännisches Dokument, das ein Käufer an einen Lieferanten ausstellt und mit dem er sich verpflichtet, bestimmte Waren oder Dienstleistungen zu vereinbarten Mengen, Preisen und Konditionen zu kaufen. Es ist die formelle Anweisung, die einen Kauf initiiert und nach Annahme zu einer verbindlichen Vereinbarung wird.
Eine Bestellung ist die formelle Kaufverpflichtung des Käufers. Sie gibt an, was bestellt wird, in welcher Menge, zu welchem Preis und mit welchen Liefer- und Zahlungsbedingungen. Sie trägt eine eindeutige Referenznummer (PO-Nummer), die verwendet wird, um die Transaktion durch Bestätigung, Lieferung und Rechnungsstellung zu verfolgen. Auf Seiten des Käufers autorisiert die Bestellung die Ausgaben; auf Seiten des Lieferanten ist sie die Anweisung zur Erfüllung.
Die Bestellung steht im Zentrum des Beschaffungszyklus. Sie folgt auf jede Angebotsanforderung und Verhandlung, wird durch die Auftragsbestätigung des Lieferanten beantwortet und später mit dem Lieferschein und der Rechnung abgeglichen. Dieser Drei-Wege-Abgleich (Three-Way-Matching) – Bestellung gegen Lieferung gegen Rechnung – ist ein Grundpfeiler der Beschaffungskontrolle. Jedes Glied in dieser Kette stützt sich auf die Bestellung als Referenz.
Das Einkaufsteam eines Herstellers erstellt in SAP eine Bestellung für Rohstoffe, sendet sie an den Lieferanten und erhält als Antwort eine Auftragsbestätigung. Die PO-Nummer verknüpft jedes nachfolgende Dokument: die Bestätigung, den Lieferschein und die Rechnung.
Auf Lieferantenseite geht eine eingehende Bestellung per E-Mail als PDF ein, wobei die kundeneigenen Artikelnummern verwendet werden. Die Sales-Order-Automatisierung liest das Dokument, gleicht die Nummern des Kunden mit den internen SKUs ab und erstellt den entsprechenden Kundenauftrag.
Der Unterschied liegt in der Perspektive: Eine Bestellung wird vom Käufer erstellt, um Waren zu bestellen, während ein Kundenauftrag (Sales Order) vom Verkäufer erstellt wird, um dieselbe Bestellung in seinem System zu erfassen und auszuführen. Dieselbe Transaktion ist eine Bestellung (Purchase Order) für den Käufer und ein Kundenauftrag (Sales Order) für den Lieferanten. Ein Dokument, zwei Sichtweisen auf die Transaktion.
Bestellungen sind am nützlichsten, wenn sie vollständige, korrekte Bedingungen und eine Referenznummer enthalten, die sie sauber mit der Bestätigung, Lieferung und Rechnung für den Drei-Wege-Abgleich verknüpft. Auf der Empfängerseite beseitigt die Automatisierung der Umwandlung einer eingehenden Bestellung in einen Kundenauftrag (einschließlich des Abgleichs kundenspezifischer Artikelnummern) eine Hauptursache für manuellen Aufwand und Fehler.
Die Bestellung ist das Ankerdokument des Beschaffungszyklus, auf das sich jeder folgende Schritt bezieht. Die korrekte Handhabung – ob bei der Erstellung oder bei der Umwandlung einer eingehenden Bestellung in einen Kundenauftrag – sorgt dafür, dass die gesamte Kette von der Bestellung bis zur Lieferung reibungslos funktioniert.
