Ein Kundenauftrag (Sales Order) ist ein Dokument, das ein Verkäufer erstellt, um einen Verkauf an einen Kunden zu bestätigen und aufzuzeichnen. Es erfasst die Produkte, Mengen, Preise und Lieferbedingungen der Transaktion. Es ist der interne Datensatz des Verkäufers, der Erfüllung, Versand und Rechnungsstellung steuert.
Ein Kundenauftrag ist die Art und Weise, wie ein Verkäufer eine eingehende Bestellung in seinen eigenen Systemen erfasst. Wenn ein Kunde eine Bestellung aufgibt – ob per Purchase Order, E-Mail oder Portal –, erstellt der Verkäufer im ERP-System einen entsprechenden Kundenauftrag, der erfasst, was der Kunde wünscht, und regelt, wie dies abgewickelt und abgerechnet wird. Es ist das verkäuferseitige Gegenstück zur Bestellung (PO) des Käufers: dieselbe Transaktion, erfasst aus der Perspektive des Lieferanten.
Der Kundenauftrag ist die Arbeitsgrundlage für Fulfillment, Lagerhaltung und Finanzabteilung. Sobald er erstellt ist, löst er Bestandszuweisung, Kommissionierung und Versand und schließlich die Rechnungsstellung aus. Er trägt die Bedingungen und Preise des Kunden durch jeden dieser Schritte. Da alles Nachgelagerte von ihm abhängt, bestimmt die Genauigkeit des Kundenauftrags, der bei der Auftragserfassung erstellt wird, ob die richtigen Waren zum richtigen Preis beim Kunden ankommen.Beispiele für Kundenaufträge
Ein Großhändler erhält eine Kundenbestellung per E-Mail und erstellt in SAP einen passenden Kundenauftrag, in dem die zehn Positionen, die vereinbarten Preise und das Lieferdatum erfasst werden. Der Kundenauftrag steuert dann die Kommissionierung, den Versand und die spätere Rechnung.
Mit Automatisierung wird die eingehende Bestellung gelesen und der Kundenauftrag automatisch im ERP-System erstellt. Das Innendienst-Team prüft Ausnahmen, anstatt jeden Auftrag manuell abzutippen.
Der Unterschied liegt in Phase und Zweck: Ein Kundenauftrag hält fest, was der Kunde bestellt hat, und autorisiert die Erfüllung, während eine Rechnung die Bezahlung für das Gelieferte einfordert. Der Kundenauftrag kommt zuerst und steuert den Versand; die Rechnung folgt nach der Lieferung und initiiert den Zahlungseinzug. Das eine stößt das Fulfillment an, das andere schließt den finanziellen Kreislauf.
Kundenaufträge sollten aus validierten Daten erstellt werden, wobei Produkte, Preise und Verfügbarkeit bei der Erstellung gegen das ERP-System geprüft werden, damit das nachgelagerte Fulfillment mit einem genauen Datensatz arbeitet. Die Automatisierung der Erstellung von Kundenaufträgen aus eingehenden Bestellungen – mit einem menschlichen Überprüfungsschritt für Ausnahmen – reduziert die Übertragungsfehler, die sonst als falsche Lieferungen und Rechnungskorrekturen auftauchen.
Der Kundenauftrag ist der Stammdatensatz des Verkäufers für eine Transaktion und treibt alles vom Lager bis zur Rechnung an. Ihn genau und effizient zu erstellen – idealerweise durch die automatisierte Erfassung der eingehenden Kundenbestellung –, hält Erfüllung und Abrechnung im Einklang mit dem, was der Kunde tatsächlich bestellt hat.
