Die Leistungsverzeichnis-Automatisierung (Bill of Quantities Automation) ist der Einsatz von Software, um eingehende Leistungsverzeichnisse zu lesen, jede aufgelistete Position dem Produktkatalog eines Lieferanten zuzuordnen, Preise anzuwenden und eine bepreiste Antwort ohne manuelle Dateneingabe zu generieren. Sie wird von Lieferanten genutzt, die Leistungsverzeichnisse als Ausschreibungsunterlagen erhalten und diese bepreist zurücksenden müssen.
Ein Leistungsverzeichnis (im englischsprachigen Raum als Bill of Quantities oder BoQ bekannt) ist ein strukturiertes Dokument, das jeden für ein Projekt erforderlichen Artikel, jedes Material oder jede Dienstleistung mit Mengen, Einheiten und technischen Spezifikationen auflistet. Einkäufer senden ein Leistungsverzeichnis an mehrere Lieferanten, von denen jeder jede Zeile bepreist und als Angebot zurückschickt. Die Leistungsverzeichnis-Automatisierung übernimmt die Seite des Lieferanten: Lesen des Dokuments, Filtern auf den relevanten Umfang, Zuordnen jeder Position zu einem Produkt und Bepreisung.
Die Komplexität, die diese Automatisierung so wertvoll macht, ist die Sprache der Spezifikationen. Positionen werden von Architekten und Ingenieuren in ihren eigenen Fachbegriffen formuliert, die selten dem Katalog-Wording des Lieferanten entsprechen und oft keine Artikelnummern enthalten. In der DACH-Beschaffung im Bauwesen kommen Leistungsverzeichnisse meist im GAEB-DA-XML-Format an, das eine hierarchische Struktur von Positionsnummern, Kurz- und Langtexten sowie verschiedenen Positionsarten (z. B. Alternativpositionen) trägt. Die Automatisierung muss diese Struktur korrekt parsen und eine gültige bepreiste Antwortdatei generieren.
Ein Baustoffhändler erhält ein 280-zeiliges GAEB-Leistungsverzeichnis von einem Bauunternehmen, das mehrere Gewerke abdeckt. Die Automatisierung filtert das Dokument auf die Positionen innerhalb des Produktspektrums des Händlers, interpretiert jede Spezifikation, ordnet sie dem richtigen Katalogartikel zu, wendet Preise an und schreibt die Einheitspreise als X84-Antwortdatei in die GAEB-Struktur zurück.
Ein Hersteller erhält ein Leistungsverzeichnis, in dem Positionen konfigurierbare Produkte eher anhand ihrer Attribute als durch Artikelnummern beschreiben. Die Automatisierung löst jede Spezifikation in das korrekte konfigurierte Produkt auf und markiert jede Position, bei der ein erforderliches Attribut fehlt.
Der Unterschied zwischen X83 und X84 liegt in der Richtung des GAEB-Austauschs: Die X83-Datei ist die Angebotsaufforderung, die ein Käufer an einen Lieferanten sendet und die das unbepreiste Leistungsverzeichnis enthält. Die X84-Datei ist das bepreiste Angebot, das der Lieferant mit eingetragenen Einheitspreisen zurücksendet. Die Automatisierung liest das eingehende X83 und generiert die X84-Antwort.
Eine effektive Automatisierung parst GAEB nativ (anstatt es abzuflachen), behält die Positionshierarchie bei, unterscheidet Bedarfspositionen und Alternativpositionen und hebt nicht zugeordnete Positionen als Ausnahmen mit Kontext hervor, anstatt zu raten. Da Ausschreibungsfristen fix sind, hat die Verarbeitungsgeschwindigkeit direkten Einfluss darauf, auf wie viele Ausschreibungen ein Lieferant wettbewerbsfähig reagieren kann.
Die Leistungsverzeichnis-Automatisierung macht aus einem Prozess, der Tage der manuellen Bepreisung erfordern kann, eine Aufgabe, die in wenigen Minuten menschlicher Überprüfung erledigt ist. Für Zulieferer im Baugewerbe und im technischen Großhandel ist das der Unterschied zwischen der Beantwortung jeder relevanten Ausschreibung und der stillschweigenden Ablehnung derer, für die die manuelle Kapazität fehlt.
