Jedes B2B-Vertriebsteam kennt den Engpass bei der Angebotserstellung. Ein Kunde sendet eine Anfrage. Jemand öffnet die E-Mail, liest das Dokument, identifiziert die Produkte, schlägt Preise nach, erstellt die Antwort im Format des Kunden, leitet sie zur internen Prüfung weiter und versendet sie. Für eine einzelne Anfrage dauert das je nach Komplexität zwischen zwanzig Minuten und mehreren Stunden.
Bei geringem Volumen lässt sich das noch bewältigen. Bei steigendem Volumen wird daraus ein strukturelles Problem, das sich durch keinen Einsatz und kein zusätzliches Personal dauerhaft lösen lässt.
Das Skalierungsproblem
Warum manuelle Angebotserstellung
nicht skaliert
Die Rechnung ist unerbittlich. Ein Team, das vierzig Angebotsanfragen pro Tag mit durchschnittlich fünfundvierzig Minuten bearbeitet, verbringt dreißig Stunden Arbeitszeit am Tag allein mit der Angebotserstellung. Das entspricht fast vier Vollzeitstellen, die nichts anderes tun, als Dokumente zu lesen und Daten einzugeben. Wächst das Volumen weiter, bleiben nur harte Optionen: mehr Personal einstellen, Antwortzeiten verschlechtern lassen, oder priorisieren, was bedeutet, dass manche Kunden länger warten und manche Angebotsanfragen nie beantwortet werden.
Die nachgelagerten Auswirkungen sind real und meist unsichtbar. Verpasste Ausschreibungsfristen bedeuten verlorene Chancen, die in keinem Bericht auftauchen. Langsame Antwortzeiten verschaffen Wettbewerbern bei jeder Mehrlieferanten-Ausschreibung den First-Mover-Vorteil. Fehler in Angeboten führen zu Korrekturen, Beschwerden und Margenverlust, die sich zwar in den Zahlen zeigen, aber selten auf den Angebotsprozess selbst zurückgeführt werden.
30 Std.
Arbeitszeit pro Tag allein für die Angebotserstellung, bei einem Team, das 40 Anfragen mit je 45 Minuten bearbeitet
4×
so viele Vollzeitstellen, die nichts anderes tun, als Dokumente zu lesen und Daten einzugeben
0
verpasste Ausschreibungsfristen tauchen in irgendeinem Bericht auf, weil die verlorene Chance unsichtbar bleibt
Was Automatisierung abdeckt
Welche Aspekte der Angebotserstellung
lassen sich wirklich automatisieren?
Nicht jeder Schritt im Angebotsprozess lässt sich gleichermaßen automatisieren. Wer vor der Einführung realistische Erwartungen setzt, vermeidet den häufigsten Fehler bei der Einführung: die einfachen Schritte zu automatisieren und das eigentliche Nadelöhr unangetastet zu lassen.
Schritte, die vollständig automatisiert werden können
- Posteingang überwachen und Anfragen klassifizierenEingehende E-Mails lesen, erkennen, ob es sich um Angebotsanfragen, Aufträge, allgemeine Anfragen oder Reklamationen handelt, und jede an den richtigen Workflow weiterleiten.
- Dokumente lesen und Daten extrahierenAlle relevanten Felder aus der eingehenden Anfrage extrahieren, unabhängig vom Format: Identität des Kunden, Produktreferenzen oder -beschreibungen, Mengen, gewünschte Liefertermine sowie alle Spezifikationen oder besonderen Anforderungen.
- ProduktabgleichDie Beschreibung oder Artikelnummer des Kunden der richtigen internen Artikelnummer zuordnen, einschließlich kundenspezifischer Codes, beschreibungsbasiertem Abgleich ohne Code und kontextueller Verweise auf frühere Bestellungen.
- PreisermittlungDen richtigen Preis für jedes zugeordnete Produkt anhand der geltenden Preisliste, Mengenstaffel oder Vertragsvereinbarung des Kunden anwenden und Abweichungen über einem festgelegten Schwellenwert kennzeichnen.
- Angebotsentwurf erstellenEine vollständige Antwort im geforderten Format erstellen: die Excel-Vorlage des Kunden, eine GAEB-X84-Datei, ein PDF, bereit zur menschlichen Prüfung, bevor sie versendet wird.
- ERP-Datensatz anlegenBestätigte Angebotsdaten direkt ins ERP-System schreiben, ohne manuellen Importschritt.
Schritte, bei denen KI unterstützt, der Mensch aber bestätigt
- Ausnahmen klärenKann ein Produkt nicht zugeordnet werden, ist eine Spezifikation mehrdeutig, oder weicht ein Preis erheblich ab, stellt die KI den Kontext zusammen und schlägt eine Lösung vor. Der Mensch bestätigt oder überschreibt.
- MargenoptimierungErfüllen mehrere Produkte die Spezifikation, kann die KI Kandidaten nach Marge ranken und die beste Option zur Freigabe vorschlagen. Die endgültige Preisentscheidung bei komplexen oder sensiblen Angeboten bleibt beim Team.
- Neukunden bearbeitenAngebotsanfragen von Kontakten, die noch nicht im ERP hinterlegt sind, erfordern, dass ein Mensch das Konto bestätigt oder anlegt.
Schritte, die immer menschliches Urteilsvermögen erfordern
- Kaufmännische VerhandlungJede Situation, in der der Kunde einen Preis anficht, eine Sonderregelung verlangt oder ein Anliegen eskaliert.
- Echte Mehrdeutigkeiten in der SpezifikationManche Anfragen lassen sich weder aus dem Produktkatalog noch aus der Bestellhistorie auflösen, ohne den Kunden um Klärung zu bitten.
- Strategische KontoentscheidungenPreis- und Produktentscheidungen bei Schlüsselkunden, bei denen kaufmännisches Urteilsvermögen, Beziehungshistorie und Wettbewerbskontext alle eine Rolle spielen.
