Kundenauftragsautomatisierung für
Hersteller: Was generische Tools übersehen

Eine Position in einem Kundenauftrag bei einem Distributor enthält typischerweise: Produktcode, Menge, Preis. Eine Position in einem Kundenauftrag in der Fertigung kann dagegen so aussehen:

Nichts davon lässt sich direkt einer SKU zuordnen. Der Intake-Agent muss die Spezifikation interpretieren, die passende interne Produktkonfiguration identifizieren, prüfen, ob Toleranzen und Oberflächenanforderungen innerhalb der Standardfertigung liegen oder eine Abweichung erfordern, und alles markieren, was eine Rückfrage an Engineering notwendig macht.

Generische Tools zur Kundenauftragsautomatisierung leisten genau das nicht. Sie suchen nach einem Feld für den Produktcode, finden keines und leiten die gesamte Position an einen Menschen weiter.

In der technischen Fertigung etwa bei mechanischen Komponenten, Präzisionsteilen oder Blechbearbeitung, beziehen sich Kundenaufträge häufig auf technische Zeichnungen mit Zeichnungsnummer und Revisionsstand. „Gemäß Zeichnung 88-4421-C“ bedeutet, dass der Kunde nach einer ganz bestimmten Revision einer bestimmten Zeichnung bestellt. Der Hersteller muss prüfen, ob genau diese Revision vorliegt, ob sie inzwischen ersetzt wurde und ob das aktuelle Produktionssetup dafür geeignet ist.

Wenn der Revisionsstand im Kundenauftrag nicht mit dem Stand im System übereinstimmt, ist das eine harte Ausnahme und eine mit potenziell gravierenden Folgen. Die Fertigung nach der falschen Revision führt zu Qualitätsproblemen, Nacharbeit und möglicherweise auch Haftungsrisiken.

Dieser Fehler muss im Intake des Kundenauftrags erkannt werden, nicht erst in der Qualitätsprüfung. Wenn eine Revisionsabweichung erst dort auffällt, kann der gesamte Produktionslauf bereits abgeschlossen sein.

Große Industriekunden wie Automotive-OEMs, Engineering-Unternehmen oder zentral gesteuerte Einkaufsorganisationen vergeben eigene Artikelnummern für jedes Produkt, das sie einkaufen. Sie senden Kundenaufträge mit diesen Nummern, nicht mit den internen Codes des Herstellers.

Der Hersteller pflegt dafür Cross-Reference-Tabellen, die kundenspezifische Artikelnummern internen SKUs zuordnen. In der Praxis sind diese Tabellen jedoch oft unvollständig, veraltet oder inkonsistent gepflegt. Auf Kundenseite wird eine neue Produktvariante eingeführt, die Zuordnung beim Hersteller wird nie aktualisiert.

Generische Kundenauftragsautomatisierung stößt auf eine nicht zugeordnete Kundenartikelnummer und gibt die Position an einen Menschen weiter. In einer Fertigungsumgebung mit Hunderten aktiven Kunden und Tausenden von Mapping-Beziehungen sind ungemappte Positionen nicht die Ausnahme, sondern ein wiederkehrender Normalfall.

Hersteller mit mehreren Produktionsstandorten oder Lagern müssen Positionen eines Kundenauftrags dem richtigen Standort zuordnen, abhängig von Produkttyp, Kapazität, Verfügbarkeit und Lieferanforderungen des Kunden. Ein Kundenauftrag mit zehn Positionen kann auf zwei Werke mit unterschiedlichen Lieferzeiten aufgeteilt werden, inklusive zweier separater Produktionsaufträge und zweier Lieferpläne.

Generische Kundenauftragsautomatisierung legt einen einzelnen Auftragssatz an. Routing-Logik, Splitten in Produktionsaufträge oder Lieferzeitberechnung über mehrere Standorte hinweg werden nicht abgebildet.

Viele Kunden in der Fertigung verlangen Materialzeugnisse, Prüfberichte oder Konformitätserklärungen mit der Lieferung. In Aerospace und Automotive können bestimmte Zertifikatsformate vorgeschrieben sein, etwa EN 10204 3.1 oder 3.2, teilweise auch verknüpft mit konkreten Chargen- oder Heat-Nummern.

Diese Anforderungen tauchen an völlig unterschiedlichen Stellen im Kundenauftrag auf: in einer Position, in einer Kopfnotiz oder in einer Klausel der Einkaufsbedingungen. Werden sie übersehen, entstehen Lieferprobleme: Die Ware kommt an, der Kunde weist sie zurück, weil das Zertifikat fehlt.

Zertifikatsanforderungen stehen selten in einem sauber beschrifteten Feld. Sie tauchen genau dort auf, wo der Kunde sie im Kundenauftrag platziert hat: versteckt in einer Klausel, als Anmerkung oder als Referenz auf einen Standard, den das Tool nie gelernt hat.

Viele Kundenbeziehungen in der Fertigung basieren auf Rahmenbestellungen: Der Kunde erstellt einen Master-PO für den Jahresbedarf und sendet dann Abrufe dagegen, kleinere Bestellungen, die auf den Rahmenauftrag verweisen und Menge sowie Liefertermin für jeden Abruf definieren.

Damit das funktioniert, muss das Intake-System erkennen, dass ein Abruf auf einen Rahmenauftrag verweist, prüfen, ob die angeforderte Menge den verbleibenden Rahmen noch nicht überschreitet, und den Abruf im ERP dem richtigen Parent-PO zuordnen.

Tools, die das Modell des Rahmenauftrags nicht verstehen, erzeugen Doppelaufträge, übersehen Mengenvalidierungen und beschädigen das Supply-Chain-Reporting des Kunden.