Von der E-Mail-Bestellung zum ERP-Eintrag in unter 2 Minuten
Es gibt eine Version der B2B-Auftragsverarbeitung, die die meisten Vertriebsmitarbeiter im Innendienst gut kennen. Eine Kunden-E-Mail trifft ein, mit PDF-Anhang. Jemand öffnet sie, liest die Positionen durch, öffnet das ERP, legt einen neuen Auftrag an, gibt die Kundennummer ein, fügt die Produkte einzeln hinzu, prüft die Preise, speichert den Datensatz und sendet eine Bestätigung. Multipliziert man das mit 50 Aufträgen täglich, verbringt das Team den größten Teil des Arbeitstages mit der manuellen Dateneingabe.
Die KI-gestützte Alternative ist keine ferne Vision. Sie läuft heute bei Herstellern und Distributoren im Produktivbetrieb. Diese Seite zeigt Schritt für Schritt, wie es funktioniert: vom Eingang einer Kunden-E-Mail bis zum fertig angelegten Auftrag im ERP, typischerweise in unter zwei Minuten.
< 2 Min
vom Posteingang zum bestätigten ERP-Auftrag
vs. 10–20 Minuten pro Auftrag bei manueller Bearbeitung
Das Problem
Warum der alte Weg nicht mehr funktioniert
Bevor wir den automatisierten Workflow durchgehen, lohnt es sich zu verstehen, warum die manuelle Auftragsverarbeitung im größeren Maßstab versagt.
Jeder manuelle Schritt bringt Verzögerung und Fehlerquellen mit sich. Ein falsch eingetippter Produktcode, eine vertauschte Menge oder eine übersehene Lieferanweisung, all das verursacht nachgelagerte Probleme: falsches Produkt geliefert, Rechnungsstreit, Kundenbeschwerde, Rücksendelogistik.
Das eigentliche Problem ist die Skalierbarkeit. Manuelle Auftragsverarbeitung skaliert nicht. Verdoppelt sich das Auftragsvolumen, braucht man annähernd doppelt so viel Personal. In Spitzenzeiten sinkt die Qualität, weil das Team unter Druck gerät. Die einzige nachhaltige Antwort: ändern, womit das Team seine Zeit verbringt.
Die echten Kosten pro Auftrag
20 €
Kosten pro Auftrag für Lohnaufwand, Fehlerkorrektur und Nacharbeit: Basiswert manuelle Bearbeitung
2.000 €
Tägliche Bearbeitungskosten bei 100 Aufträgen ohne einen einzigen Fehler einzurechnen
2×
Personalbedarf bei doppeltem Auftragsvolumen. Manuell skaliert nicht.
Der automatisierte Workflow
Schritt für Schritt: Vom Eingang bis zum ERP-Eintrag
So verarbeitet der KI-Agent von turian einen B2B-Auftrag, vom Eingang bis zur Anlage im ERP.
Schritt 01
Die E-Mail trifft ein und wird klassifiziert
Ein Kunde sendet eine Bestellung. Das kann eine Freitext-E-Mail auf Deutsch sein, ein PDF-Anhang, eine Excel-Datei mit 40 Positionen oder ein eingescanntes Dokument. Der KI-Agent überwacht den gemeinsamen Vertriebsposteingang und liest jede eingehende Nachricht. Seine erste Aufgabe ist die Klassifikation: Handelt es sich um eine neue Bestellung, eine Anfrage, eine Reklamation, eine allgemeine Anfrage oder etwas anderes?
Allein dieser Schritt spart erheblich Zeit in Posteingängen mit hohem Volumen, in denen verschiedene Nachrichtentypen gemischt eintreffen. Der KI-Agent leitet jede Nachricht ohne manuelles Sortieren an den richtigen Workflow weiter.
Schritt 02
Datenextraktion mit Large Language Models
Sobald eine Bestellung erkannt ist, extrahiert der KI-Agent alle relevanten Felder. Hier unterscheidet sich moderne KI grundlegend von älteren OCR-Lösungen. Ein klassisches OCR-System liest Text, versteht ihn aber nicht. Es erfordert ein festes Template und versagt, sobald ein Kunde ein leicht abweichendes Layout verwendet.
Ein LLM-basiertes System versteht Bedeutung, nicht nur Struktur. Schreibt ein Kunde „bitte senden Sie uns 200 Stück der Flanschverbinder, die wir letztes Quartal bestellt haben, dringende Lieferung ins Hamburger Lager", interpretiert der KI-Agent das: Er erkennt die Produktreferenz, die Menge, das Dringlichkeitsmerkmal und den Lieferort ganz ohne formales Bestellformular.
Schritt 03
Validierung und Abgleich mit Stammdaten
Nach der Extraktion validiert der KI-Agent die Daten. Er gleicht die Produktbeschreibung mit Ihrem Katalog ab, um die korrekte SKU zu bestätigen. Er prüft, ob die Preiskonditionen des Kunden mit den im ERP hinterlegten Daten übereinstimmen. Er erkennt Doppelbestellungen.
Human-in-the-Loop: Falls etwas fehlt oder unklar ist (eine unvollständige Produktbeschreibung oder eine ungewöhnlich hohe Menge gemessen an der Bestellhistorie des Kunden) markiert der KI-Agent den Auftrag zur menschlichen Prüfung, anstatt zu raten. Das Teammitglied sieht eine klare Zusammenfassung dessen, was bestätigt werden muss, ohne die Bestellung selbst lesen und neu erfassen zu müssen.
Schritt 04
ERP-Eintrag per API-Integration
Bei Aufträgen, die die Validierung sauber durchlaufen, legt der KI-Agent den Kundenauftrag direkt per API im ERP an. Er befüllt den Auftragskopf, fügt jede Position hinzu, wendet die korrekten Preise an und setzt die Lieferdetails. Was eine Person 15 bis 30 Minuten kostet, erledigt der KI-Agent in Sekunden.
Die Integration läuft parallel zu Ihren bestehenden Systemen, ohne dass Sie Ihr ERP ersetzen oder anpassen müssen.
Schritt 05
Auftragsbestätigung an den Kunden
Sobald der Auftrag im ERP angelegt ist, kann der KI-Agent eine Auftragsbestätigung an den Kunden verfassen. Diese kann bei vollständig verarbeiteten Aufträgen automatisch versendet oder zur kurzen Prüfung an ein Teammitglied weitergeleitet werden. In beiden Fällen erhält der Kunde eine Rückmeldung in Minuten statt Stunden.
Auf einen Blick
Der Prozessablauf visualisiert
Der entscheidende Unterschied zu älteren Automatisierungstools: Dieser Ablauf verarbeitet Freitext-E-Mails, PDFs und Excel-Dateien, in beliebigem Format und jeder Sprache, ohne Templates und ohne eine Einrichtungsphase für jedes neue Kundenformat.
Kunden-E-Mail trifft ein
KI klassifiziert: Bestellung · Anfrage · Rückfrage · Sonstiges
KI extrahiert: Produkte · Mengen · Termine · Adressen
KI validiert: Katalogabgleich · Preise · Dublettenprüfung
Ausnahme
Manuelle Prüfung
Team bestätigt & genehmigt
Sauberer Auftrag
ERP-Eintrag per API
Auftragsbestätigung versendet
Jede Sprache · Jedes Format · Keine Templates · Keine Einrichtungsphase für jedes neue Kundenformat
In der Praxis
So sieht es aus: Unigloves
Die anschaulichste Darstellung dieses Workflows in der Praxis kommt von Unigloves UK, einem führenden Hersteller und Distributor von Einweghandschuhen für Medizin, Industrie und Endverbraucher in über 50 Ländern. Während der COVID-19-Pandemie sah sich Unigloves mit einem exponentiell gestiegenen Auftragsvolumen konfrontiert. Ein Kundenservice-Team aus vier Personen war für die Bearbeitung aller eingehenden Aufträge zuständig, viele davon mit Hunderten von Positionen. Ein einzelner komplexer Auftrag konnte mehr als eine Stunde für die manuelle Erfassung in Anspruch nehmen.
Unigloves UK — Ergebnisse
Messbare Resultate, schnelle Implementierung
79%
Reduzierung der Bearbeitungszeit bei komplexen Aufträgen
84 Std.
eingesparte manuelle Arbeit pro Monat, mehr als zwei volle Arbeitswochen
85%
der Aufträge werden vollständig autonom verarbeitet, ohne menschliches Eingreifen
„Der Support durch das technische Team von turian war etwas, das ich von keinem Softwareunternehmen, mit dem ich zuvor zusammengearbeitet habe, in dieser Form erlebt hatte. Die Lösung wurde exakt auf unseren Produktkatalog, unsere ERP-Konfiguration und unsere Bestellformate zugeschnitten."
Tom Vandersteen — IT Manager, Unigloves UK
Die 85-%-Quote vollständig automatisierter Aufträge bedeutet: Das Team konzentriert sich fast vollständig auf Ausnahmen statt auf Dateneingabe. Anstatt den Tag mit Tippen zu verbringen, überwacht es den Fortschritt des KI-Agenten, löst die Minderheit der Fälle, die menschliches Urteilsvermögen erfordern, und hat mehr Kapazität für Kundenanfragen. Das Serviceniveau wurde auch in Spitzenzeiten gehalten, einschließlich Phasen, in denen Teammitglieder abwesend waren.
Technologievergleich
Was KI-Agenten von OCR und RPA unterscheidet
Zwei ältere Automatisierungsansätze sind es wert, direkt angesprochen zu werden, denn viele Unternehmen haben sie bereits ausprobiert und als unzureichend erlebt.
Legacy
Template-basiertes OCR
Kann Text aus Dokumenten extrahieren, erfordert aber ein festes Layout für jedes Bestellformat eines Kunden. Sobald ein Kunde eine Bestellung geringfügig anders gestaltet oder eine neue Spalte in seiner Excel-Datei ergänzt, versagt das OCR oder liest die Daten falsch. OCR sieht Text, versteht ihn aber nicht, logische Prüfungen bleiben am Menschen hängen.
Versagt bei Formatänderungen. Kein Verständnis von Kontext.
Legacy
RPA
Folgt festen Skripten: hier klicken, das kopieren, dort einfügen. Es bricht zusammen, sobald etwas Unerwartetes passiert. Bei der Auftragserfassung im Vertrieb ist fast alles geringfügig unerwartet. Kunden haben unterschiedliche Formate, unterschiedliche Begriffe, unterschiedliche Grade an Vollständigkeit. RPA eignet sich für Prozesse, die sich nie ändern.
Fehleranfällig. Auftragserfassung im Vertrieb ist nie statisch.
Modern
KI-Agenten
Bewältigen Variabilität, indem sie Bedeutung verstehen. Sie brauchen kein Template, weil sie Absichten lesen. Sie brechen nicht zusammen, wenn sich Formate ändern, weil sie Inhalte interpretieren statt gegen ein festes Muster abzugleichen. Das ist die grundlegende Verschiebung, die den Zwei-Minuten-Auftrag möglich macht.
Versteht Absichten. Funktioniert über Formate, Sprachen und Kunden hinweg.
Die Veränderung
Was Ihr Team künftig anders macht
Die Einführung dieses Workflows entfernt kein Vertriebsteam im Innendienst. Er verändert, womit das Team seine Zeit verbringt.
Vor KI-Agenten
E-Mails lesen und Daten einen Auftrag nach dem anderen manuell erfassen
Positionen prüfen und Produktcodes manuell abschreiben
Bestätigungen erst nach vollständiger manueller Erfassung versenden
Fehlende Informationen im Hin-und-Her mit Kunden nachholen
Der Großteil des Tages geht für Dateneingabe drauf.
Nach KI-Agenten
Markierte Ausnahmen bearbeiten, die tatsächlich Urteilsvermögen erfordern
Komplexe Kundenanfragen mit voller Aufmerksamkeit bearbeiten
Den Fortschritt des KI-Agenten überwachen und saubere Aufträge in Sekunden genehmigen
Sich auf Beziehungen und Situationen konzentrieren, die Produktkenntnis erfordern
Kundenarbeit statt Dateneingabe.
Loslegen
Auftragsverarbeitung automatisieren. Hunderte Stunden pro Monat sparen.
Entdecken Sie, wie turian Ihrem Team hilft, B2B-Aufträge durchgängig zu bearbeiten, vom Posteingang bis zum ERP.
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