Ein Leistungsverzeichnis (oft auch kurz LV genannt; im internationalen Kontext häufig Bill of Quantities oder BoQ) ist ein strukturiertes Dokument, das alle Artikel, Materialien, Dienstleistungen oder Komponenten aufführt, die ein Käufer für ein Projekt benötigt, inklusive Mengen, Spezifikationen und teilweise auch der Maßeinheit pro Position.
Der Käufer sendet dieses Dokument an potenzielle Lieferanten. Jeder Lieferant bepreist das Leistungsverzeichnis und schickt es als Angebot zurück. Der Käufer vergleicht die zurückgesendeten Angebote Position für Position, wählt einen Lieferanten aus und erteilt anschließend den Auftrag.
Das Dokument
Ein Leistungsverzeichnis ist keine Bestellung. Es ist eine Anfrage zur Bepreisung: eine detaillierte Liste dessen, was der Käufer benötigt, so strukturiert, dass Antworten verschiedener Lieferanten direkt miteinander vergleichbar sind.
Positionsbeschreibungen
Mengen
Maßeinheit
Positionscode oder Referenz
Preis- und Betragsfelder
Das Leistungsverzeichnis, das an Lieferanten verschickt wird, enthält bereits die Mengen, während Preis- und Betragsfelder noch leer sind. Der Lieferant trägt für jede Position seinen Einheitspreis ein. Der Gesamtbetrag ergibt sich aus Menge mal Preis.
Der Käufer erhält somit ein bepreistes Leistungsverzeichnis zurück und kein freiformuliertes Angebot. Genau das macht den Vergleich mehrerer Anbieter so einfach. Manche Leistungsverzeichnisse enthalten zusätzlich Eventualpositionen, Pauschalbeträge oder Spezifikationsklauseln, die für mehrere Positionen gleichzeitig gelten.
Die Logik der Beschaffung
Der Käufer trägt die Mengen ein. Der Lieferant trägt die Preise ein. Erst diese Struktur macht es möglich, mehrere Lieferantenangebote Position für Position zu vergleichen.
Wo es eingesetzt wird
Beschaffung auf Basis von Leistungsverzeichnissen ist Standard in Branchen, in denen Projekte groß sind, Spezifikationen präzise formuliert werden und der Vergleich von Lieferantenpreisen auf Positionsebene eine zentrale Rolle spielt.
Branche
Bau und Tiefbau
Branche
Gebäudetechnik und TGA
Branche
Industrieanlagen und Maschinenbau
Branche
Infrastruktur und Versorgung
Branche
Technische Großhändler und Distributoren
Die Formate
Leistungsverzeichnisse kommen in mehreren Formaten an, und das Format hat erheblichen Einfluss darauf, wie einfach sie verarbeitet werden können.
Format
Excel
.xlsx / .xls
Das häufigste Format für Leistungsverzeichnisse in weniger regulierten oder informellen Beschaffungskontexten. Der Einkäufer erstellt eine Tabelle mit Positionscodes, Beschreibungen, Mengen und Einheiten. Lieferanten füllen die Spalte für die Einheitspreise aus und senden die Datei zurück.
Die Herausforderung
Jedes Excel-Leistungsverzeichnis sieht anders aus. Die Reihenfolge der Spalten variiert. Positionscodes sind uneinheitlich. Manche Einkäufer verbinden Zellen, fügen Notizen in beliebige Spalten ein oder senden Dateien mit mehreren Sheets, von denen nur eines das eigentliche Leistungsverzeichnis enthält. Eine automatische Verarbeitung erfordert deshalb ein System, das variable Strukturen interpretieren kann.Format
Leistungsverzeichnisse im PDF-Format sind verbreitet, wenn der Einkäufer verhindern möchte, dass das Basisdokument verändert wird. Der Lieferant bepreist dann ein separates Preisblatt und sendet es zurück oder kommentiert das PDF direkt.
PDFs reichen von maschinenlesbar und strukturiert bis hin zu faktischen Bilddateien mit Scan-Qualität und handschriftlichen Kommentaren. Ein gescanntes Leistungsverzeichnis mit 400 Positionen bedeutet einen erheblichen manuellen Bearbeitungsaufwand.
Format
GAEB
.D83 / .D84 / .X83 / .X84 / .P83
GAEB ist ein XML-basiertes Austauschformat, das speziell für Ausschreibungen im Bauwesen in deutschsprachigen Märkten entwickelt wurde. Eine GAEB-Datei enthält die vollständige Struktur des Leistungsverzeichnisses in maschinenlesbarer Form: Positionscodes, Beschreibungen, Mengen und Einheiten. Theoretisch sind GAEB-Dateien dafür gemacht, direkt in Kalkulationssoftware oder ERP-Systeme importiert zu werden, ganz ohne manuelle Neueingabe.
In der Praxis
Viele Lieferanten verarbeiten GAEB-Dateien dennoch manuell, weil ihre Systeme den Import nicht sauber unterstützen. Das Format ist klar spezifiziert, die Tooling-Landschaft drumherum ist es oft nicht.Format
Weitere strukturierte Formate
IFC, XML, Plattform-Exporte
Einige Branchen nutzen eigene Varianten: IFC im Kontext von Building Information Modelling, proprietäre Formate bestimmter Vergabeplattformen wie MERX, Vergabe24 oder ausschreibung.de im deutschen Markt oder strukturierte XML-Formate für ERP-zu-ERP-Verbindungen zwischen großen Einkäufern und ihren festen Lieferanten.
Der Workflow
Wenn ein Leistungsverzeichnis beim Vertrieb eines Lieferanten eingeht, müssen mehrere Schritte erfolgen, bevor ein Angebot zurück an den Einkäufer gehen kann.
Das Volumenproblem
Eine GAEB-Datei mit 200 Positionen kann manuell zwei bis drei Stunden Bearbeitungszeit verursachen. Für Lieferanten, die mehrere Leistungsverzeichnisse pro Woche erhalten, wird das zu einem strukturellen Engpass ,genau an dem Punkt, an dem Geschwindigkeit darüber entscheidet, ob ein Projekt gewonnen wird.
Verbindung zur Automatisierung
Sobald ein Lieferant eine Ausschreibung gewinnt und der Einkäufer einen Kundenauftrag erteilt, wird das Leistungsverzeichnis faktisch zur Auftragsspezifikation. Der Auftrag verweist auf die Positionscodes und Mengen des Leistungsverzeichnisses; geliefert wird dann häufig phasenweise auf dieser Grundlage.
Der Workflow umfasst zwei unterschiedliche Automatisierungsherausforderungen. Die erste liegt in der Angebotsphase: eingehende Leistungsverzeichnisse schnell genug zu verarbeiten, um innerhalb der Ausschreibungsfrist zu reagieren. Die zweite liegt in der Bearbeitung eingehender Kundenaufträge: Abrufaufträge oder Lieferabrufe zu empfangen, die sich auf das Leistungsverzeichnis beziehen, und sie mit der ursprünglichen Spezifikation sowie dem ERP abzugleichen.
Beide Phasen haben gemeinsam, dass Dokumente per E-Mail in variablen Formaten eingehen (Excel-Leistungsverzeichnisse, GAEB-Dateien, PDF-Ausschreibungen oder nachgelagerte Bestellungen) und mit internen Daten abgeglichen werden müssen: Produktkatalog, vereinbarte Preise aus dem ursprünglichen Angebot und Projektdatensatz im ERP.
Phase 1
Die Angebotsphase
Eingehende Leistungsverzeichnisse schnell genug verarbeiten, um innerhalb der Ausschreibungsfrist zu reagieren. Das Leistungsverzeichnis in jedem Format lesen, relevante Produkte identifizieren und eine Preisantwort zur Prüfung vorbereiten.
turian RFQ Intake AgentPhase 2
Die Bearbeitung eingehender Kundenaufträge
Abrufaufträge und Lieferfreigaben lesen, die sich auf das Projekt beziehen, sie mit den vereinbarten Preisen aus dem Leistungsverzeichnis abgleichen und das ERP aktualisieren. Der nachgelagerte Prozess nach einer gewonnenen Ausschreibung.
turian Kundenauftrags-Intake-AgentLive sehen
Wenn Ihr Team Leistungsverzeichnisse per E-Mail in Excel-, PDF- oder GAEB-Format erhält und manuell bepreist, zeigt Ihnen ein 30-minütiger Workflow-Review genau, an welchen Stellen Automatisierung die Bearbeitungszeit reduziert und wie das Ergebnis aussieht, bevor es in Ihr ERP übergeben wird.
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