Turian AI – BoQ-Automatisierung Hero
BoQ-Automatisierung

Vom Leistungsverzeichnis zum Angebot in Minuten:
Wie KI die Angebotsbearbeitung für B2B-Vertriebsteams verändert

Ein Leistungsverzeichnis wirkt auf den ersten Blick simpel, doch sobald es im Posteingang landet, bedeutet es meist Hunderte von Positionen, Gewerke, Produktabgleiche, Preisprüfungen und interne Freigaben, bevor überhaupt etwas zurückgesendet werden kann. Erfahren Sie, was eine Ausschreibung oder ein Leistungsverzeichnis ist, warum die manuelle Bearbeitung so viel Zeit kostet, und wie KI Teams hilft, schneller und mit weniger Fehlern zu arbeiten.

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Turian AI – Leistungsverzeichnis Content Hub

Ein Leistungsverzeichnis landet im Posteingang. Es enthält 280 Positionen über sechs Gewerke hinweg. Der Auftraggeber möchte bis Donnerstag einen Preis.

Ihr Innendienstteam öffnet die Datei, beginnt zu lesen und startet einen Prozess, der den Großteil von zwei Arbeitstagen in Anspruch nimmt: jede Positionsbeschreibung interpretieren, das passende Produkt im ERP finden, Bestand und Preise prüfen, Positionen außerhalb des eigenen Leistungsumfangs vermerken, die Antwort im vom Kunden geforderten Format erstellen, intern zur Prüfung weiterleiten und versenden.

Erhält ein Wettbewerber dasselbe Leistungsverzeichnis und antwortet bereits am Mittwochnachmittag, setzt er den Referenzpreis. Sie antworten dann auf eine Shortlist, die bereits einen Favoriten hat.

Das ist das Problem der Leistungsverzeichnis-Bearbeitung. Es ist kein Personalproblem und kein Motivationsproblem. Es ist ein strukturelles Problem, und es hat eine strukturelle Lösung.

Dieser Leitfaden erklärt, was ein Leistungsverzeichnis ist, warum es so schwer ist, es schnell zu bearbeiten, und wie KI die Wirtschaftlichkeit der Angebotsbearbeitung für B2B-Vertriebsteams verändert.

Warum klassische Tools nicht ausreichen

Warum klassische Tools bei Leistungsverzeichnissen scheitern

Die Lücke zwischen dem Problem der Leistungsverzeichnis-Bearbeitung und den historisch verfügbaren Tools ist struktureller Natur. Jede Toolkategorie deckte einen Teil des Problems ab und ließ den schwierigsten Teil unangetastet.

Toolkategorie 01

OCR und Template-Extraktion

Diese Tools lesen das Dokument und übertragen Felder in eine Tabelle. Bei vertrauten PDFs funktionieren sie noch einigermaßen, doch bei GAEB-Dateien brauchen sie entweder einen reinen Strukturparser oder sie verflachen die Hierarchie und verlieren die Positionslogik, die die Daten erst nutzbar macht.

Was ihnen fehlt

Keine Interpretationsebene

Was extrahiert wird, bleibt Rohdaten: Beschreibungen, Mengen und Einheiten, ohne jedes Verständnis dafür, was die Spezifikation im Verhältnis zu Ihrem Katalog bedeutet.

Toolkategorie 02

Regelbasierter Abgleich

Regeln können bekannte Begriffe bekannten Artikelnummern zuordnen, aber die Sprache in Leistungsverzeichnissen variiert endlos. In einem Dokument steht „gate valve DN50", im nächsten „Absperrschieber Nennweite 50mm". Regeln scheitern, sobald eine Variante nicht vorgesehen war.

Toolkategorie 03

ML-basierte IDP-Tools

Diese Tools verbessern die Extraktion über verschiedene Layouts hinweg, extrahieren aber weiterhin, was im Dokument steht, nicht, was es bedeutet. Sie liefern Text, keinen geprüften Produktabgleich.

ERP-Automatisierungsregeln lösen nachgelagerte Workflow-Probleme wie Preislogik, Freigaberouting und Auftragsbestätigung, setzen aber voraus, dass die Daten bereits strukturiert und korrekt im System vorliegen. Sie lösen nicht das vorgelagerte Problem: die richtigen Produktdaten aus einem eingehenden Leistungsverzeichnis überhaupt erst ins ERP zu bekommen.

Wie sich der KI-Workflow unterscheidet

Wie KI ein Leistungsverzeichnis verarbeitet

LLM-basierte KI geht die Bearbeitung von Leistungsverzeichnissen anders an als alle bisherigen Ansätze, weil sie darauf ausgelegt ist, über Inhalte nachzudenken, statt sie nur zu extrahieren.

Kommt ein Leistungsverzeichnis an, ob als GAEB-Datei, Excel-Tabelle oder PDF, liest der KI-Agent das gesamte Dokument, erhält die Struktur dort, wo das Format sie trägt, und interpretiert den Inhalt auf jeder Ebene.

Was der Agent bewahrt

01
Die vollständige GAEB-DA-XML-Struktur, einschließlich der Gliederungshierarchie, OZ-Positionsnummern, Positionstypen, Kurztext, Langtext, Mengen und Einheiten.
02
Die Grenzen des Gewerkeumfangs, sodass dem Lieferanten nur relevante Positionen angezeigt werden, während fachfremde Gewerke automatisch ausgeschlossen bleiben.
03
Die kontextuelle Bedeutung jeder Spezifikation, statt das Dokument zu unzusammenhängenden Zeilen zu verflachen.

Was der Agent als Nächstes tut

04
Interpretiert jede relevante Position als Satz von Produktattributen wie Größe, Druckstufe, Material, Antrieb und Norm.
05
Führt den Produktabgleich anhand der interpretierten Spezifikation durch, bestätigt exakte Treffer oder zeigt Kandidaten mit Sicherheitsindikator an.
06
Markiert mehrdeutige Fälle, untypische Anfragen, ausgelaufene Produkte oder Preisprobleme als strukturierte Ausnahmen zur menschlichen Prüfung.

Bei konfigurierbaren Produkten leitet der Agent die erforderliche Konfiguration direkt aus der Spezifikation im Leistungsverzeichnis ab. Sobald Positionen zugeordnet und bestätigt sind, erstellt er die bepreiste Antwort im vom Kunden geforderten Format, einschließlich gültiger X84-Dateien für GAEB-Workflows.

Operative Wirkung

Was sich ändert, wenn Sie die Leistungsverzeichnis-Bearbeitung automatisieren

Die operative Veränderung betrifft nicht nur die Geschwindigkeit. Sie betrifft, womit das Innendienstteam seine Zeit verbringt.

Vor der Automatisierung verbringt ein Teammitglied bei der Bearbeitung eines Leistungsverzeichnisses die meiste Zeit mit mechanischer Arbeit: Spezifikationen lesen, Produkte nachschlagen, Daten eingeben und die Antwort formatieren. Nach der Automatisierung übernimmt der Agent die mechanische Arbeit, und das Teammitglied prüft das Ergebnis, bestätigt Zuordnungen, klärt Ausnahmen, wendet kaufmännisches Urteilsvermögen an und gibt die Antwort frei.

Operative Veränderung 01

Die Antwortquote steigt

Mehr Leistungsverzeichnisse werden beantwortet, weil die Kapazitätsgrenze wegfällt. Kleinere Auftraggeber, neue Beziehungen und schwierigere Dokumente müssen nicht mehr zurückgestellt werden.

Operative Veränderung 02

Die Antwortzeit verkürzt sich

Die mittlere Zeit vom Eingang bis zur Angebotsabgabe sinkt von Tagen auf Stunden, verbessert die fristgerechte Teilnahme und senkt das Risiko, früh die Preisposition zu verlieren.

Operative Veränderung 03

Menschlicher Einsatz rückt höher in der Wertschöpfungskette

Innendienstmitarbeiter verbringen einen größeren Anteil ihrer Zeit mit Arbeit, die wirklich Expertise braucht: Ausnahmen, Verhandlungen, komplexe Aufträge und Kundenbeziehungen.

Was die Geschäftsführung sieht

Kapazität wächst ohne mehr Personal

Für den Vertriebsleiter zeigt sich der messbare Effekt in höherem Durchsatz, schnellerer Bearbeitung und mehr Hebelwirkung mit derselben Teamstruktur.

Branchen mit der größten Passung

Branchen, in denen die Automatisierung von Leistungsverzeichnissen die größte Wirkung zeigt

Die Bearbeitung von Leistungsverzeichnissen ist dort am aufwendigsten, und Automatisierung am wertvollsten, wo BoQ-basierte Beschaffung Standard ist und die Spezifikationskomplexität pro Position hoch ist.

Branche 01

Baustoffhandel und technischer Großhandel

Distributoren für Heizung, Sanitär, Elektro und Klimatechnik erhalten Leistungsverzeichnisse als zentralen Beschaffungskanal. Erhalten mehrere Lieferanten dieselbe Ausschreibung, wirken sich Geschwindigkeit und Vollständigkeit direkt auf die kaufmännische Position aus.

Branche 02

Industrielle Fertigung und Komponentenzulieferung

Ventile, Armaturen, Instrumentierung und Industriekomponenten bringen hohe Attributkomplexität und häufig konfigurierbare Produktlogik mit, was den automatisierten Abgleich besonders wertvoll macht.

Branche 03

Elektro- und Anlagenbau-Zulieferung

TGA-bezogene Leistungsverzeichnisse folgen oft GAEB-Strukturen mit festen Ausschreibungsfristen, weshalb die Antwortgeschwindigkeit direkt darüber entscheidet, ob ein Lieferant überhaupt mitbieten kann.

Branche 04

Stahl- und Metallhandel

Materialgüten, Maßtoleranzen, Zertifikate und Abrufauftragsstrukturen machen sowohl den Spezifikationsabgleich als auch die Auftragslogik zu besonders wertvollen Zielen für Automatisierung.

Warum das wichtig ist

Der Vorteil ist nicht nur schnellere Verwaltung. Es geht darum, ein komplexes Leistungsverzeichnis in ein wettbewerbsfähiges Angebot zu verwandeln, bevor jemand anderes den Referenzpreis festlegt.

BoQ-Automatisierung FAQs – turian

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Der Agent verarbeitet GAEB-DA-XML-Dateien (X83, X84, D83, D84 und weitere Austauschphasen), PDF-Dokumente in jedem Layout einschließlich gescannter Dateien, Excel-Dateien in beliebigem kundendefiniertem Format, Freitext-E-Mail-Anfragen und Word-Dokumente. Es sind keine Vorlagen erforderlich, und es wird kein Trainingsdatensatz benötigt, bevor das System neue Formate verarbeiten kann.
Nein. Der LLM-basierte Abgleich von turian interpretiert Spezifikationen und findet anhand des Verständnisses der Beschreibung die beste Übereinstimmung in Ihrem Produktstamm, nicht durch den Abgleich eines exakten Begriffs in einer Referenztabelle. Lücken im Katalog werden als Ausnahmen angezeigt, statt den Workflow zu blockieren. Sie entdecken Katalogslücken schneller durch den laufenden Betrieb als durch eine Bereinigungsprüfung vor dem Go-Live.
Bedarfspositionen und Alternativpositionen werden im GAEB-Schema anhand bestimmter Attribute erkannt. Der Agent verarbeitet sie korrekt, wendet auf jeden Typ die passende Preislogik an und stellt sie dem Innendienst mit klar gekennzeichneter Unterscheidung dar. Alternativpositionen werden separat bepreist und in der X84-Antwort korrekt strukturiert.
Ja. Sobald Positionen bestätigt und bepreist sind, schreibt der Agent die Einheitspreise zurück in die GAEB-Struktur und exportiert eine gültige X84-Datei zur Einreichung. Der Innendienst prüft und gibt frei, bevor die Datei versendet wird.
Da der Abgleich von turian LLM-basiert ist, sind vor dem Go-Live keine Trainingsdaten oder Dokumentenlabeling erforderlich. Die Einführung dauert in der Regel vier bis sechs Wochen vom Projektstart bis zur Live-Verarbeitung. Die erste Phase nutzt historische Leistungsverzeichnisse zur Validierung; die zweite Phase verbindet den Live-Posteingang und das ERP. Es ist kein Systemintegrator erforderlich. Das Implementierungsteam von turian übernimmt die Einführung.
Turian integriert sich bidirektional mit SAP Business One, SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365, Infor, ProAlpha und weiteren ERP-Systemen mit Standard-API-Zugang. Die Integration liest Produktstamm-, Kundenstamm- und Preisdaten aus dem ERP, um Zuordnungen zu prüfen, und schreibt bestätigte Angebotsdaten direkt ins ERP, ohne manuellen Importschritt.
Nicht zugeordnete Positionen werden als strukturierte Ausnahmen angezeigt, mit der ursprünglichen Spezifikation, dem Grund, warum keine Übereinstimmung gefunden wurde, und einem Lösungsvorschlag. Der Innendienstmitarbeiter bearbeitet nur die Ausnahmen; er bearbeitet nicht das gesamte Dokument erneut. Sobald eine Ausnahme geklärt und eine manuelle Zuordnung bestätigt ist, lernt das System die Zuordnung für künftige Leistungsverzeichnisse desselben Kunden.
Ja. Turian verarbeitet und speichert Daten in EU-basierter Infrastruktur. DSGVO-Konformität und eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung sind Standard. Die ISO-27001-Zertifizierung deckt die relevanten Dienste ab.

Erleben Sie, wie turian Leistungsverzeichnisse vom Posteingang bis zum ERP bearbeitet

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