Wie Lexington Medical die Erfassungszeit pro Kundenauftrag um 90% senkte

Bestellungen europäischer Kliniken gingen bei Lexington Medical über ein Sammelpostfach ein: als PDF, im E-Mail-Text oder als Excel-Datei. Bis auf die im ERP hinterlegten Preislisten erfasste das Innendienst-Team alles manuell: Kunde, Datum, Mengen und die Bestellnummer am Kundenauftrag. Je nach Komplexität dauerte das fünf bis zehn Minuten pro Auftrag.

Hinzu kommt: Bestellungen gehen auf Englisch, Deutsch und Französisch ein. Für die Bearbeitung brauchte es Mitarbeitende, die mehrere Sprachen lesen können, und die sind schwer zu finden.

Mit turian werden eingehende Bestellungen automatisch ausgelesen, mit Kunden- und Artikeldaten abgeglichen und als Kundenauftrag an das ERP (Odoo) übergeben, unabhängig von Format und Sprache. Das Team prüft den vorbereiteten Auftrag und bestätigt ihn mit einem Klick.

Lexington Medical testete turian parallel zu einer EDI-Lösung mit OCR-Funktionen. turian setzte sich klar durch: Die Lösung war in einem Bruchteil der Zeit einsatzbereit, während das Altsystem aufwendiges Training erforderte. Das Onboarding des Lexington-Teams erfolgte innerhalb weniger Tage dank praxisnaher Begleitung durch das turian Customer Success Team.

Die Bearbeitungszeit pro Auftrag sank von fünf bis zehn Minuten auf rund 30 Sekunden. Nahezu alle europäischen Aufträge laufen heute über turian, die Fehlerquote neuer Mitarbeitender sank auf null.

Die gewonnene Zeit fließt heute in die direkte Unterstützung des Vertriebs statt in die Auftragserfassung. Während Lexington Medical weiter wächst, hat das Team Kapazität für neue Aufgaben.

Neue Mitarbeitende sind zudem schneller produktiv, weil turian sich um Format und Sprache der Bestellungen kümmert.

Lexington Medical wächst international weiter, und turian wächst mit. Rowan Sacks sieht zudem Potenzial über die Auftragserfassung hinaus: Dieselbe Technologie könnte auch andere eingehende Dokumente wie Lieferantenrechnungen automatisieren.