Automatisierung der Auftragserfassung bei der Nölle Profi Brush e.K.

Nölle verarbeitet mehrere hundert Aufträge pro Woche. Vor turian lief die Auftragserfassung weitgehend manuell ab: Der Vertriebsinnendienst sichtete jede Bestellung einzeln und glich Kunden- und Artikeldaten mit den eigenen Stammdaten ab.

Erschwert wurde dies durch die Vielfalt der Bestellwege. Kunden bestellten per Telefon, E-Mail, PDF, Excel oder Freitext, oft komplett ohne Artikelnummern oder mit eigenen Artikelnummern statt der internen Codes von Nölle. Das machte den Prozess repetitiv, zeitintensiv und fehleranfällig.

Mit turian wurde die Auftragserfassung zentralisiert und automatisiert. Bestellungen laufen in einem zentralen Sammelpostfach ein und werden von turian innerhalb weniger Sekunden vorverarbeitet, einschließlich Kunden- und Artikelabgleich mit den ERP-Stammdaten – auch bei kundeneigenen oder fehlenden Artikelnummern. Der zuständige Mitarbeiter führt nur noch eine kurze Sichtprüfung durch, bevor die Bestellung mit einem Klick im ERP-System angelegt wird.

Ausschlaggebend für die Entscheidung für turian waren der gemeinsame Proof of Concept mit dem Vertriebsinnendienst, der datenschutzkonforme Umgang mit Kundendaten und die zügige Integration in das bestehende ERP-System, wobei Nölle den persönlichen Kundenkontakt aufrechterhalten kann.

turian reduzierte die für die manuelle Dateneingabe aufgewendete Zeit, was dem Team ermöglichte, ein größeres Auftragsvolumen ohne zusätzliches Personal zu bewältigen – vom Posteingang bis ins ERP innerhalb weniger Sekunden.

Für Nölle ist Automatisierung kein Ersatz für persönlichen Kundenservice, sondern die Voraussetzung dafür.

turian übernimmt die repetitive Erfassung, während der Vertriebsinnendienst von Nölle über den Human-in-the-Loop-Ansatz die Kontrolle behält, aber signifikant mehr Raum für Beratung und proaktives Kundenmanagement gewinnt. Drei Vorteile stehen dabei im Vordergrund: die Integration mit bestehenden Systemen, Freiraum für den Fokus auf Kundenservice und individuelle Anpassungen.

Nach der erfolgreichen Automatisierung von Bestellungen plant Nölle, den Einsatz von turian weiter für Angebotsanfragen auszubauen. Damit wird turian für Nölle zum Baustein für eine langfristig skalierbare Digitalisierung im Vertriebsinnendienst.