Die Auftragserfassung ist der Prozess, mit dem die Kaufanfrage eines Kunden als formaler Auftrag im ERP- oder Auftragsmanagementsystem eines Unternehmens erfasst wird. Sie ist der Schritt, der eine eingehende Kundenkommunikation (ob E-Mail, PDF, Telefonanruf oder strukturiertes Dokument) in einen umsetzbaren Datensatz verwandelt, den das Unternehmen bearbeiten, fakturieren und nachverfolgen kann.

Das klingt vielleicht nach einem einfachen administrativen Schritt, ist in der Praxis jedoch eine der operativ wichtigsten und zeitintensivsten Tätigkeiten in einer B2B-Vertriebsorganisation.

Ein Kundenauftrag ist ein intern vom Verkäufer erstelltes Dokument, das die Details der Kaufanfrage eines Kunden bestätigt: was gekauft werden soll, in welcher Menge, zu welchem Preis, wohin geliefert werden soll und bis wann. Auftragserfassung ist der Prozess, einen eingehenden Kundenauftrag entgegenzunehmen und als formalen Auftrag im ERP des Verkäufers zu erfassen. Dazu gehört alles, vom Lesen des Kundendokuments und dem Identifizieren der relevanten Datenfelder über die Validierung dieser Daten mit den Stammdaten bis hin zur Erstellung des vollständigen Auftragsdatensatzes, mit dem der Rest des Unternehmens weiterarbeitet.

In B2B-Fertigung und Distribution entstehen Kundenaufträge in der Regel auf Basis einer Bestellung des Kunden (Purchase Order, PO), die der Kunde an den Lieferanten sendet. Das Inside-Sales- oder Order-Desk-Team des Lieferanten liest die eingehende Bestellung und erfasst den entsprechenden Auftrag im ERP. Solange diese Erfassung nicht abgeschlossen ist, existiert der Auftrag offiziell nicht in den Systemen des Unternehmens und kann weder kommissioniert noch verpackt, versendet oder fakturiert werden.

Der Order-to-Cash-(O2C)-Zyklus beschreibt die vollständige Abfolge von Geschäftsprozessen, die beginnen, wenn ein Kunde sich zum Kauf entscheidet, und enden, wenn das Unternehmen die Zahlung erhält. Die Auftragserfassung ist der erste operative Schritt in diesem Zyklus.

Die typische O2C-Abfolge sieht so aus:

Alles, was nach Schritt zwei passiert, hängt von der Genauigkeit dessen ab, was in Schritt zwei erfasst wurde. Eine falsche Produktnummer, eine vertauschte Menge oder eine fehlende Lieferadresse erzeugt nicht nur einen Datenerfassungsfehler. Es führt zu einer falschen Lieferung, einer Rechnungsreklamation oder einem verpassten Lieferfenster. Genau deshalb hat die Auftragserfassung trotz ihres administrativen Charakters einen unverhältnismäßig großen Einfluss auf Kundenzufriedenheit und operative Kosten.